När jag vaknar på morgonen rullar jag över på sidan och kollar igenom sociala medier, strömmen av notifieringar från nyhetssajter och epost. Och så fortsätter det resten av dagen. Jag befinner mig konstant i den digitala dimman, alltid påloggad, uppdaterad på det senaste läget på alla fronter men ibland med en känsla av att vara ineffektiv när det gäller att få saker gjorda. Jag vet att jag måste ändra mig men har, som så många andra, svårt att bryta beteendemönstret. Och jag är inte ensam. Chefer runt om i världen tappar enormt mycket fokus och effektivitet på samma sätt som jag. Enligt problemlösningskonsulterna i think tankbolaget BMNT i Silicon Valley är det framförallt två saker som förstör vår förmåga att fokusera, och därmed vara så effektiva vi kan i det vi gör.
För det första blir vi allt mer översköljda av informationsflödet i våra mobila enheter och enligt BMNT spenderar vi nu i genomsnitt 12 timmar per dag i digitala medier. 12 timmar! Det här hyperuppkopplade läget gör det omöjligt för oss att bearbeta information och upplevelser, ladda om och fokusera på det som är viktigt.
För det andra arbetar de flesta av oss i företag där man helt förlitar sig på möten som det huvudsakliga sättet att interagera med folk och få saker gjorda på jobbet. Studier visar att vi spenderar långt mer än hälften av vår tid i möten, och med handen på hjärtat så är alla varken så nödvändiga eller så effektiva som de skulle kunna vara.
Det finns en del effektivitetsvinster att hämta om man kan adressera de här problemen. Att hålla fokus på jobbet är inte lätt, men det är helt klart görbart! De här fem rutinerna kommer hjälpa dig att fokusera bättre på ditt jobb, åstadkomma det som är viktigt och få dig att känna dig bättre genom hela dagen.
Praktisera mindfulness. Det största misstaget många av oss gör handlar om hur vi startar vår dag. Att direkt sträcka sig efter mobilen och kolla epost, webbsajter och sociala medier är en dålig idé. Enligt psykologen Emma Seppälä på Stanford University triggar vi stressystemet i kroppen genom att konstant titta på mobilen och det hindrar och försämrar våra kognitiva förmågor, såsom minne och uppmärksamhet. Istället föreslår hon en stunds mindfulness varje morgon med några minuters meditation. ”Meditation är ett sätt att träna vårt nervsystem att lugna sig trots den stresspåverkan vi utsätts för i det dagliga livet”, säger hon i sin bok ”The Happiness Track”.
När vi är lugnare är vi mer emotionellt intelligenta och fattar bättre beslut. Och det är ett mycket skönare sätt att starta sin dag!
Organisera din dag. Ett misstag vi ofta gör är att ha öppna kalendrar och låta andra fylla i dem och därmed våra arbetsdagar med möten av olika slag. Din kalender kan förstöra din förmåga att åstadkomma effektivt arbete genom att bryta upp din dag i oorganiserade beståndsdelar. Kreativt och komplext arbete kräver tid och fokus, helst när du är fräsch och inte när du har några minuter inklämda mellan möten. Vi tror alla att vi är grymma på multitasking, men forskning visar att vi faktiskt är väldigt dåliga på det.
Blocka tid i din kalender för att åstadkomma det som är viktigt. Dra fördel av din naturliga rytm. Några av oss är bättre på att klara komplexa och kreativa saker på mornarna, medan andra vaknar till först framåt eftermiddagen. Låt din kalender vara öppen för möten på övrig tid, där du inte behöver samma skärpa.
Städa. Är ditt skrivbord en stor röra? Hur ser ditt skrivbord ut på datorn – fullt av dokument? Små saker kan tyckas, men studier visar att vår produktivitet påverkas av miljön vi befinner oss i. Att ha en välstädad arbetsmiljö, både fysisk och digital, är viktigt för att behålla fokus. Strukturera dina dokument i mappar, städa ditt skrivbord och stäng av onödiga notifieringar på dator och mobiltelefon. Låt dig inte distraheras av röran och du kommer kunna behålla ditt fokus på ett bättre sätt.
Krymp möten. I en studie från HBR läcker företag mycket effektivitet på grund av för många och för långa möten med för många människor i dem. Begränsa antalet människor i mötena om det inte är rena informationsmöten. Se till att varje möte resulterar i tydliga actions med fördelat ansvar och en satt tidsram. Och varför inte sätta defaulttiden till 30 minuter istället för en timme när ni bokar era möten?
Ha lite marginal. En stor anledning till att vi inte kan vara fokuserade är att vi inte har någon marginal i vår vardag. Man kan inte vara på topp om man springer från möte till möte utan paus däremellan. Att byta mellan olika sammanhang, områden och arbetsuppgifter är komplext för den mänskliga hjärnan och vår förmåga att hantera detta försämras längre fram på arbetsdagen. Sätt av 10-15 minuter efter varje 45-60 minuter du spenderar i möte till att bearbeta, reflektera, prioritera och agera på saker och ting som kom ur mötet. Den extra tiden kommer göra att du undviker den ”utbrända” känslan i slutet av dagen och upplevelsen att du inte fått någonting gjort.
