Jag jobbade med en grupp nyligen som hade fått låga resultat i sin medarbetarundersökning på frågan om hur arbetsfördelningen funkar i gruppen. Inför en workshop utifrån resultatet hade jag och chefen en avstämning. ”Jag kan inte förstå att de inte tycker det funkar bra med arbetsfördelningen, jag har ju suttit ner med varje person de senaste månaderna för att tydliggöra var och ens ansvarsområde”, uttryckte chefen frustrerat.
Många chefer uttrycker att de har ganska bra koll på vad sina medarbetare gör. Vissa har avstämningar individuellt eller jobbar själva så nära sina medarbetare att de vet vad de gör om dagarna. Ibland finns det skriftliga arbetsbeskrivningar men de hör till ovanligheterna. Ibland har medarbetarna sparat annonsen för sin tjänst och har den att gå tillbaka till när de funderar över innehållet i sin tjänst. Så utifrån denna bild upplever chefen att hen har koll på gränsdragningar och ansvarsområden för sina medarbetare i sin arbetsgrupp. Och medarbetaren upplever att hen har ganska bra koll på sina egna arbetsuppgifter. Otydligheter löser man ofta från gång till gång. Men när man ska svara på frågan om arbetsfördelning i gruppen så är det inte tydligt längre. Då handlar det plötsligt om mina kollegors ansvarsområden och arbetsgruppuppgifter och där brukar otydligheten uppstå.
Vad är det då som saknas? Jo, oftast en dialog tillsammans i gruppen. En dialog som bygger på att vi berättar för varandra vad vi själva upplever ska ingå i vår roll men där vi också samtalar kring vad vi förväntar oss ska ingå i varandras roller.
Med hjälp av Brilliant Data har jag tillsammans med min kollega Hugo, analyserat hur tydligt beskrivna ansvarsområden påverkar hur arbetsfördelningen fungerar, men också om medarbetarna fritt kan framföra sina åsikter i arbetsgruppen. Se tabellen nedan. Den har baserats på cirka 7500 besvarade enkäter i medarbetarundersökningar från många olika organisationer 2019.
Vi ser i tabellen att tydligt beskrivna ansvarsområden har en positiv effekt på hur arbetsfördelningen fungerar. Men även om man har tydligt beskrivna ansvarområden, så fungerar arbetsfördelningen fortfarande på en lagom 2,7 på en 1-5 skala så länge man inte fritt kan framföra sina åsikter (svar = 1). Samtidigt ser vi även att fritt kunna framföra åsikter har en positiv effekt på arbetsfördelningen. Den viktigaste slutsatsen från den här tabellen är att arbetsfördelningen fungerar bäst om både ansvarsområdena är tydliga och att man fritt kan framföra sina åsikter. Om svaren på dessa frågor är lika med 5, så är resultatet för arbetsfördelningsfråga en utmärkt 4,6. Effekten av tydligt beskrivna ansvarsområden blir större om man fritt kan framföra sina åsikter. De båda faktorerna förstärker varandra!
Medarbetare behöver få sitta ner i arbetsgruppen och ha möjlighet att fundera kring sina uppgifter och roller, i en miljö där de känner sig trygga och känner att deras input tas på allvar. De behöver få beskriva vad de anser ingår i sin roll och vad som inte ingår och kollegorna behöver få berätta hur de ser på det. Ofta tolkas gränsdragningar (och ibland överlappningar) mellan olika ansvarsområden individuellt. Och risken är därför stor att irritation, frustration och konflikter uppstår av den gråzon som ofta råder. En öppen dialog mellan chef och samtliga medarbetare kring dessa frågor är ofta lite jobbigt, men samtidigt oerhört stärkande för att gruppen ska nå en ökad trygghet, tillit och samarbete.
Har du frågor angående analysen är du välkommen att höra av dig till vår analytiker Hugo på hugo.vanhengel@brilliantfuture.se 🙂
