Hemskickade kontorsstolar och extra bildskärmar, en utbildning för alla chefer i hur man leder på distans och träningsutmaningar är bara några exempel på hur Länsförsäkringar Stockholm ställt om till hemarbete. Vi har pratat med Henrich Horvath, försäljningschef inom företag och Lantbruk och fått en insyn i hur omställningen till hemarbete gick till och hur de nu format sin nya vardag.
Den 15 mars tog högsta ledning med HR i spetsen beslut om hemarbete och redan nästa dag började man transformationen av allt arbete från kontoret till hemmet. Frågetecken fanns initialt om hur och om det skulle fungera tekniskt, skulle belastningen i nätverket mäkta med det förändrade arbetssättet? Henrich och hans kollegor kan konstatera att -Ja det fungerar och att de flyttade faktiskt hem mer än de trodde var möjligt.
Daglig uppföljning av kundnöjdhet
Hos Länsförsäkringar Stockholm har man före Covid-19s entré fått arbeta hemifrån i stora delar av organisationen men exempelvis kundservicepersonal har enbart arbetat från kontoret där de bemannar inkommande telefoni via slingor och övriga ärendehanteringssystem. Men även kundservice fick flytta till hemmakontor och det har visat sig fungera utmärkt. Henrich berättar hur de genom sina kundundersökningar tillsammans med Brilliant följer kundnöjdheten dagligen och det visar sig att de håller fortsatt lika hög nivå på sin service – det vill säga verksamhetens kvalitét har inte påverkats i och med flytten.
De enda som är på kontoret är de som absolut måste vara där av olika anledningar ur arbetsmiljösynpunkt, de som har svårt att ordna en fungerande arbetsmiljö i hemmet. För att de ska kunna ta sig till och från jobbet på ett så säkert sett som möjligt erbjuder arbetsgivaren gratis parkering vid arbetsplatsen samt justering i arbetstider för de som verkligen behöver åka kommunalt – vilket innebär att de kan resa till och från arbetsplatsen utanför rusningstider.
Pulsmätning var 14:e dag
Ledningen inom Länsförsäkringar Stockholm har ett stort uttalat fokus på just arbetsmiljön – då ansvaret på arbetsmiljön fortfarande åligger dem oavsett om arbetet utförs från hemmet eller kontoret. Man har därför beslutat att genomföra pulsmätningar tillsammans med Brilliant var 14:e dag. Korta, enklare mätningar som genomförs regelbundet för att snabbt upptäcka och kunna agera på det som krävs just då. Genom dessa mätningar får de koll på att arbetsmiljön fungerar så långt det är möjligt, att tillräckligt med information ges samt ett bra underlag på eventuella förbättringsområden. Även dessa mätningar visar att de verkar valt rätt strategi då resultaten pekar på idel gröna siffror.
Kan vi då hitta några positiva effekter eller oväntade vinster av hemarbete? Henrich berättar att de tidigare haft fördelning på ca 70% kundmöten fysiskt hos kund och 30% digitalt eller via telefonmöte. Idag ser siffrorna ut att vara desamma men i omvänd ordning. Fysiska möten måste ibland ändå genomföras såsom besiktningar, försäkringsvärderingar av byggnader osv men effekten av att nu enbart ha ca 30% fysiska möten innebär att restid kapas och möjlighet till fler möten finns – och det är precis vad som skett. Nu genomför man fler bokade möten och utöver den kundvård man vanligtvis bedriver kan ytterligare fokus lägga på just befintliga kunder där man kan stötta i en tid som är tuff för många företagare.
Hur lyckas man som chef att leda på distans
Att ha hemmet som arbetsplats älskas av vissa medan andra upplever det mer utmanande. Förutom att få energi av sina kollegor saknar många den energi man får av lyckade kundbesök, Henrich berättar att han just nu lägger extra stort fokus på att hålla engagemanget och motivationen uppe hos sina medarbetare, bland annat genom;
- Hålla en hög närvaro som ledare
- Med fördel ha video på under möten
- Att verkligen uppmana till att alla ordnar en bra arbetsplats hemma
- För att orka över tid: ta pauser, bensträckare och promenader och sköta sina arbetstider
Man såg tidigt till att alla ledare fick en utbildning i att leda på distans då det kan skilja sig från det arbetssätt man är van vid. Utöver mer regelbundna avstämningar inom teamen, veckovisa enskilda samtal med varje medarbetare erbjuder man inom företaget gemensamma träningar i Hagaparken – såklart med lagom distans. Man håller träningsutmaning över Skype där medarbetarna kan utmana varandra och diverse hemma-hosreportage för att öka känslan av kollegial gemenskap för att nämna några initiativ som uppkommit sedan hemarbete infördes.
Den oro man kände första dagarna och veckorna har visat sig tvärtom, Henrich menar att chefer och ledningens förväntan kring omställningen gått förvånansvärt bra och medarbetarna har skött det här otroligt bra.
Vi ser ett högt tempo, kreativitet och en kämparanda där alla gör sitt absolut yttersta för att få det här att fungera.
Hur framtiden ser ut vet ju ingen riktigt säkert nu men vi ställer ändå frågan för att höra hur ledningen resonerat kring just detta. Henrich beskriver den senaste tiden som oerhört lärorik, de har fått testa på företagets digitala förmåga där system och rutiner verkligen ställs på sin spets. De kan konstatera att tekniken räcker fullgott för de flesta möten, även kundmöten. De känner sig givetvis oerhört nöjda att i sina mätningar tillsammans med Brilliant kunna se att kunderna upplever samma goda servicegrad som innan Covid-19.
De kommer fortlöpande resonera kring vilka uppgifter och forum som går lika bra eller till och med bättre att ha på distans i framtiden men då arbetsgivaren har ansvar för arbetsmiljön – även på hemmaplan har de såklart inte samma möjlighet att upprätthålla detta och i princip alla längtar tillbaka till kollegor och kunder i sin fysiska form.
Stort tack Henrich Horvath, försäljningschef inom företag och Lantbruk hos Länsförsäkringar Stockholm för din tid och varmt lycka till med att hålla energin uppe hos dina medarbetare!
