Merparten av våra kunder besvarar idag sina medarbetarundersökningar online, men det finns fortfarande företag, inte minst med internationell verksamhet, som använder sig av pappersenkäter för att nå hela vägen ut i organisationen. Pappersenkäten gör det då möjligt för fler att känna sig delaktiga i den förändringsprocess som undersökningen är en del av.
Vi har noterat att det mest effektiva ur insamlingssynpunkt är om chefen får en länk till pappersenkäten, skriver ut så många exemplar som behövs och sedan delar ut till sin grupp. Gruppen kan sedan fylla i enkäten vid ett gemensamt möte, varpå enkäterna läggs i ett kuvert och skickas till oss på Brilliant. Vi har sedan en underleverantör som digitaliserar pappersenkäterna så att vi kan tanka in dem i vårt system.
I organisationer där medarbetarna inte har egna datorer kan ett alternativ till pappersenkät vara att under datainsamlingen ställa ut datorer som exempelvis fabrikspersonalen kan använda – här har vi ett par kunder som tycker att det funkar mycket bra med den lösningen. De flesta medarbetare fyller i enkäten via datorn, men det går också bra att använda sig av smartphones. Denna lösning gör det möjligt att själv välja var man fyller i enkäten, på jobbet eller hemma i lugn och ro. Det tar ju bara tio minuter att besvara våra enkäter!
Ytterligare en aspekt är att datainsamling via papper oftast tar längre tid. Enkäterna ska delas ut, besvaras, samlas in, skickas till Brilliant, digitaliseras och slutligen importeras till vårt system. En process som ska ställas i relation till att den enskilde medarbetaren får en personlig länk via mail. Svarstiden online brukar pågå i två veckor, medan med pappersenkäter i en global organisation fyra till fem veckor.
Tänk alltså på det här när du överväger pappersenkäter:
– Strukturen måste vara noggrant uppdaterad så att medarbetarna får rätt enkäter och i slutänden cheferna får rätt rapporter!
– Fundera på om medarbetarna kan besvara online istället, via en gemensam dator, egen smartphone eller kanske hemma.
– Hur mycket extra tid ni behöver för att distribuera, besvara, samla in och skicka tillbaka till Brilliant?
Hur hela insamlingsprocessen fungerar bäst för just ditt företag går vi igenom i detalj innan vi kör igång, men det finns många olika vägar att gå för att engagera så stor del av organisationen som möjligt. Ju fler som deltagit i datainsamlingen, desto lättare blir det också att engagera när gruppen sedan tillsammans ska jobba med resultaten och skapa en relevant handlingsplan som man kan ha med sig i den dagliga verksamheten.
Pappersenkäten är långt ifrån död!
Theodor & Per
