Brilliants Marie Herlitz, Head of Organisational Development, och hennes team får just nu många frågor från våra kunder om hur andra organisationer upplever detta och sammanfattar här teamets bästa tips på vilka tillvägagångssätt som gett bäst effekt i deras arbete.
Trots att vi lever i en digital era har många organisationer mer eller mindre tvingats in i nya arbetssätt. En lärdom från Coronatiden är att nuläget ändras fort och att vi som människor har olika behov utifrån våra egna erfarenheter och inte minst utifrån våra egna erfarenheter av förändringar. Detta gör att svaret på frågan om vilka arbetssätt som fungerar bra eller mindre är en färskvara. Vi på Brilliant möter (fysiskt när så krävs – annars digitalt såklart) många olika organisationer från olika branscher dagligen och kan sammanfatta det viktigaste så här:
Att jobba digitalt innebär ett annat arbetssätt
En avgörande lärdom kring digitala möten är att sända ut material och uppgifter, med konkreta frågor, inför mötet. Det kommer att göra mötet mer effektivt och angivna mål uppnås lättare. Att sätta ett tydligt syfte för mötet är alltid viktigt men digitalt blir det avgörande om deltagarna ska tycka att mötet är relevant.
Det vi så ofta fixat på en whiteboard eller med öppna frågeställningar fungerar inte längre – behovet är nu att få en sammanfattande slide innan som man kan presentera i mötet. Förbered dig och ställ istället för öppna frågor – frågor direkt adresserade till en specifik person. Skriv på förhand upp vilka personer som kommer få vilken fråga på de slides som gjorts som preview. Detta för att deltagarna ska kunna förbereda sig i tanken och våga prata i mötet. Fördelen är att alla faktiskt får lika mycket samtalstid – en av de viktiga parametrarna i effektiva team där leda och fördela ordet är en nyckel.
Några tips att tänka på:
Innan mötet
- Bestäm vem som gör vad
- Förbered slides, sammanfatta på en slide, gör slides ni kan skriva i under workshopen, gör slides med namn för att fördela ordet…
- Förbered eventuella grupprum i ert digitala mötesverktyg (exempelvis Zoom)
- Förbered uppgifter för deltagarna att tänka på innan
- Förbered en preview och maila ut innan
Under mötet
- Skriva så alla ser – använda Whiteboards alt förberedda powepointsslides
- Använd outbreakrooms alternativt nya möten som syftar till gruppsamtal. Då finns stora chanser till delaktighet och energin blir ofta en helt annan.
- Led mötet aktivt – styr mot syftet och avgränsa samtal, parkera om det inte leder mot syftet och värna om tiden så att ni hinner med det ni vill
- Avsluta med check ut – Spara tid i mötet så att ni kan sammanfatta det som sagts och att alla får checka ut med några ord. Ofta frågar vi ”vad tar ni med er från idag och vad ska ni göra i nästa steg?”
- Maxa utkomsten av mötet – fråga gärna efter exempel och vad de ska göra på beteendenivå för att det de säger ska hända
- Kamera på – vi upplever en viss rastlöshet och behovet av att träffa andra människor och skapa energi. Att sätta på kameran gör stor skillnad!
- Muta gärna mikrofonen om du inte pratar så att bakgrundsljuden inte stör.
Går det då lika bra att mötas digitalt? När alla ringer in till ett digitalt möte, har varit förberedda innan, haft kameran på, fått diskutera i små grupper och sedan återförenas i det stora rummet, blivit ledda mot syftet och sammanfattat i slutet, då har vi fått feedback att det till och med var bättre än att ses och att det känts nära och viktigt med högt engagemang.
För att illustrera detta tydligare: en vanlig metod för coaching är telefoncoaching, i syfte att ta bort vissa intryck för att kunna fokusera och nå mål. Detta verkar gå att översätta till digitala möten också – dvs om vi på lika villkor ringer in så kan det upplevas bättre än att ses. Det tål att tänka på och fundera på i vilka situationer det ska användas framåt.
Men hur gör då de digitala mästarna, de som till vardags enbart använder sin dator för att sköta sitt jobb, hur har de ställt om i dessa tider? Jag ställde frågan till Brilliants egna utvecklingsteam och Karl Andersson som berättar:
Vi träffar sällan kunder eller har andra externa möten utan vårt arbete sker i princip enbart med vår dator. Övergången till hemarbete har därför gått väldigt smidigt och smärtfritt och vi är vana att då och då arbeta hemifrån. Som många andra ser vi däremot utmaningar i våra processer och i det sociala sammanhanget.
Vi är vana att köra dagliga stand-ups där vi går igenom vad alla arbetar med och om någon har fastnat eller behöver hjälp. Det här har vi fortsatt med men via teams. När vi arbetade från kontoret hölls ett strikt schema mellan teamen för just dessa möten men nu när vi arbetar hemifrån har de hårda tidsgränserna lösts upp och vi deltar ibland i de andra teamens möten. En oväntad konsekvens av detta är att vi blir mer involverade i varandras arbete och har nu fångat upp saker vi tidigare skulle ha missat – plus det faktum att vi träffas och får en känsla av att vi jobbar tillsammans.
Utöver våra gemensamma möten är vi duktiga på att prata med varandra i det dagliga arbetet. Vi ber om feedback och hjälp med utmaningar och delar väldigt ofta skärm vilket underlättar jättemycket.
En sista framgångsfaktor som inte ska förringas är att vi försökt träffas även utanför arbetet (men fortfarande hemifrån). Vi har anordnat musikquiz med livemusik, spelat poker och haft AW:s. Sådana aktiviteter är inte bara väldigt roliga utan stärker också känslan av att vi fortfarande är ett team och jobbar tillsammans.
