Det är inte helt lätt att förbereda en medarbetarundersökning. För att underlätta jobbet har vi skapat ett verktyg som vi kallar ”Trädet”. Här bygger kunden upp organisationsstrukturen för att se vilka medarbetare som ska svara på vilka chefer. I den enklaste av världar skulle vi ju kunna tanka över informationen från våra kunders personalsystem och ha allting på plats, direkt. Men, nu är ju världen inte alltid så enkel. Personalsystem är många gånger ordnade utifrån kostnadsställen, och, tyvärr, inte alltid så väl underhållna. För att nu bara nämna några av de anledningar som ligger bakom att vi under årens lopp utvecklat vårt eget verktyg.
Det viktigaste när vi bygger strukturen är att det matchar det sätt på vilket cheferna vill ha ut rapporterna, vilket normalt speglar den verkliga organisationen. Om en chef sitter på flera stolar och ska ha rapport för flera olika grupper, så måste detta reflekteras i vår trädstruktur. Vill vi i efterhand kunna analysera variabler som land, kön, utbildningsnivå, antal år i företaget, ålder, osv, så måste den informationen in i strukturen. Chefer och medarbetare måste naturligtvis läggas in med korrekt namn och e-postadress, vilket i vissa organisationer kan bli ett omfattande arbete, men också ett arbete som kommer till stor nytta i framtiden.
Att vi bygger trädet innan undersökningen går igång är också en viktig framgångsfaktor. När andra aktörer på marknaden tvingas lägga oceaner av tid på att matcha resultat på chefer och grupper efter att undersökningen stängt, kan vi koncentrera oss på kvalitetssäkring, analys och rekommendera stöd till förändring.
Tidigare vilade ansvaret för uppbyggnaden av strukturen helt och fullt på HR, men på senare år har cheferna i allt större utsträckning involverats. När HR känner sig klara med grundstrukturen skickas ett mail till varje chef som får kontrollera att rätt medarbetare nu finns på plats i gruppen. Mailet ökar kvaliteten i strukturen och leder till ett ökat engagemang hos cheferna som känner en delaktighet i uppbyggnaden av undersökningen. I slutänden innebär detta högre svarsfrekvens, som i sin tur skapar mer intresse bland medarbetarna när gruppen sedan tillsammans ska jobba med resultaten och skapa en relevant handlingsplan som blir en del av den dagliga verksamheten. Handlingsplanen bygger på en rapport med styrkor och förbättringsområden hos gruppen och syftar till att identifiera och eliminera hinder för arbetsgruppens effektivitet och lönsamhet.
Så, framgångsfaktorerna för en bra struktur är alltså:
– Spegla den verkliga organisationen och bygg utifrån hur cheferna vill ha rapporterna.
– Bygg in bakgrundsvariabler från start.
– Var noga med korrekta namn och e-postadresser på såväl chefer som medarbetare.
– Bygg trädet i god tid före datainsamlingen.
– Låt HR vara ansvariga, men se till att involvera cheferna.
– Ju bättre spegling av den verkliga organisationen, desto högre svarsfrekvens, vilket ger ökat intresse och engagemang när grupperna utifrån resultaten tar fram relevanta handlingsplaner.
Vi har länge tyckt att vårt Trädverktyg är riktigt bra, men kanske ändå inte riktigt förstått. Under de senaste månaderna har vi dock haft flera kunder som begärt utdrag ur verktyget för att kunna kommunicera till ”den verkliga organisationen”. Tänk vad vi skapat! Och det tillsammans med såväl HR som chefer. Ett riktigt kraftfullt verktyg, som visar hur kundens organisation ser ut, egentligen.
Niklas & Theodor
