Sakfrågor är oftast logiska och kan tolkas på olika vis, men HUR det kommuniceras, där finns det att göra. I en tidigare blogg berättade jag om en grupp med samarbetssvårigheter och för att lösa gruppens utmaningar krävs det att man går ner på beteendenivå.
Här är några saker att tänka på för att komma till en faktisk lösning i en grupp med samarbetssvårigheter:
- Det första felet brukar vara att problemet framställs utan fakta – då blir det ett tyckande och svårt att agera på. Ta fram fakta, med orsak och verkan, och kom gärna med ett förslag till lösning.
- Det andra är när problemet uttrycks så blir det på egenskapnivå – t.ex ”du är så aggressiv”. Detta skapar endast känslor och motreaktioner. Feedbacken är otydlig, svår att förstå och går inte att agera på. Jag kommer förmodligen att svara – ”Nej jag är inte aggressiv”. ”Jo, det är du…..”. Det som behövs är feedback på beteendenivå kring vad personen eller gruppen gör som uppfattas aggressivt.
T.ex ”när du tar upp detta med mig så höjer du rösten, du avbryter mig och du lutar dig framåt. När du gör så upplever jag dig som aggressiv. Jag skulle önska att du kunde prata i normal samtalston, vänta in mig och lyssna färdigt på mina svar och sedan ställa frågor så att jag kan få förklara mig på ett annat sätt om du inte förstår….”
Det gäller alltså att få fram de konkreta beteendena så att det går att göra något åt det hela. Jag kan träna på att sänka volymen på rösten om jag vet att jag brukar höja den när jag blir frustrerad. Det är inte enkelt men det är möjligt. Det blir en feedback som gör mig uppmärksam på hur jag brukar agera och något som ökar självinsikten.
Vi på Brilliant jobbar med OBM, Organisational Behavior Management, som verktyg och har som mål att hjälpa våra deltagare att skapa tydliga handlingsplaner som driver förändring. OBM och att ta fram konkreta beteenden är ett bra verktyg.
När det gäller grupper mot chefer – då blir det viktigt att få till mötet – att man kan gå halvvägs var. Det blir viktigt att inte allt hamnar i chefens knä och att gruppen abdikerar eller tvärtom. Frågan om vad ni som grupp kan göra för att förbättra frågan blir viktig och vad chefen kan göra för att hjälpa gruppen att lyckas blir lika viktig.
Har det pågått längre än 6 månader, dvs att grupp och chef inte möts, då säger forskningen från Susan Wheelan att man behöver hjälp utifrån. Det blir svårt att lösa problemet själva och här kommer vi ofta in som facilitatorer.
För att lyckas med en sådan förändring kommer en plan för uppföljning bli avgörande. Att kunna använda befintliga möten för att följa upp frågorna, att kunna hitta specifika sittningar för att ta nästa steg och att kunna pulsmäta framfarten. Att göra frågan viktig och konkret leder processen framåt. Att göra de olika rollerna tydliga, och att börja jobba med mycket positiv feedback (på beteendenivå).
I gruppen som jag nämnde i del ett av denna blogg handlade frågeställningen om tillit. Att gruppen behöver känna tillit, till chefen, till organisation men också till varandra. När vi bröt ner ordet tillit (som kom ur behovet att känna sig trygg och kunna prestera på jobbet) – vad behöver jag för att känna tillit och vad behöver jag göra för att andra ska känna tillit? – då kom exempel som att lyssna färdigt, att svara på frågor, att visa med kroppsspråket att man lyssnar och förstår (nicka, ställa nyfikna frågor för att förstå, sammanfatta för att säkerställa att jag som lyssnare har förstått). Även att säga hej, möta blicken och att le kom upp. I den stressade vardagen kan dessa beteenden falla bort och det kan leda till en obehaglig stämning. Denna fråga har jag hört grupper uttrycka från norr till söder. Det är oerhört viktigt att man blir sedd och bekräftad och att alla verkligen tar sig tid att säga hej (hälsa).
Vi är varandras arbetsmiljö, det jag själv säger, gör och sänder – det kan jag själv påverka och det kan verkligen bidra till att jag gör mina kollegors vardag till en trygg arbetsplats och då har jag bidragit till allas prestation.
Så nästa gång ni hör ett klagomål, fundera på vilket behov och önskemål som ligger bakom. Då blir det enklare att hitta en lösning med konkreta beteenden som alla kan börja jobba med på en gång!
