Ett av de viktigaste verktyg som finns är feedback. Att tydliggöra vad jag gör rätt, vad jag ska börja göra och kanske även sluta göra. Feedback tillsammans med tydliga mål är kanske de två viktigaste verktygen för att effektivt driva organisationer framåt. Men hur får man till en välfungerande kultur? I den här bloggen ger vi sex konkreta tips till dig som vill skapa en fungerande feedbackkultur.
Feedback är enkelt när man jobbar i en trygg, tillitsfull miljö där målen är tydliga och man känner varandra väl så att det blir enkelt att säga ”Idag när du hade ditt kundsamtal så gillade jag verklig en din struktur och hur du förklarade nyttan med vår produkt tydligt men jag tycker att du kan gå snabbare på avslut och verkligen fråga om de vill signa ett avtal med oss …” eller vilken feedback du nu vill ge. I exemplet ges såväl positiv feedback som korrigerande feedback.
Feedback tillsammans med tydliga mål är kanske de två viktigaste verktygen för att effektivt driva organisationer framåt.
Är jag trygg med dig och vet att du vill mig väl, att du tycker om mig både som yrkesman och som person, då landar din feedback väl och utvecklar mig till nästa steg. Jag kommer våga be kunden att signa avtal med mig nästa gång jag ringer.
Om situationen är omvänd – dvs att jag inte känner tillit, inte vet om du vill mig väl utan jag känner mig hotad eller förminskad, ja då fungerar inte ens positiv feedback utan jag kommer att läsa in negativa tolkningar i det du säger och feedbacken kommer inte ”feeda mig forward” utan just ”feeda mig backwards”. Jag kommer förmodligen att hamna i att jag börjar försvara och förklara och kanske inte ens förstå vad du menar.
Tillit är väldigt viktigt och den psykosociala arbetsmiljön är central för att feedback som verktyg ska kunna fungera (💬 vår data visar på starka samband mellan organisatorisk och social arbetsmiljö och lönsamhet, det kan du läsa mer om i vår senaste studie här).
”Jag kan inte hålla cheferna i handen, jag kräver att de är självgående” En spaning vi på Brilliant gör är skillnaden mellan ”feedback från chef till medarbetare” och ”feedback mellan kollegor i gruppen”. Ofta uppkommer diskussioner kring behovet av feedback och om kollegor verkligen behöver kunna ge varandra feedback, särskilt i ledningsgrupper och ju högre upp du kommer.
Det är inte ovanligt att CEOs i stora organisationer uttrycker att ”jag kan inte hålla alla cheferna i handen på denna nivå – jag kräver att de ska vara självgående och klara sitt jobb utan att jag leder och ger feedback. Den nivån måste man ha för att jobba här”.
Jag har funderat mycket på detta under julledigheten. Kommentarerna kommer i frustration över låga resultat och då skjuts ofta själva frågeformuleringen ner. Jag tycker att det är en viktig fråga! Är det så att höga chefer aldrig ska få feedback? Förväntas man vid någon nivå sluta utvecklas genom feedback som verktyg? Eller är det något annat?
Jag vet inte. I min värld är feedback ett viktigt verktyg för utveckling – för att kunna bli lite bättre varje dag, hålla sig à jour med omvärlden och kunna leda organisationen genom den osäkra framtiden. Oavsett vilken nivå jag jobbar på. Jag kan hålla med om att en CEO inte ska behöva ge feedback på allt utan att man ska kunna ha självgående ledare på höga positioner. MEN, att inte ge feedback alls? Det tror jag kan vara farligt.
Ledare har ofta utveckling som sin starkaste drivkraft generellt och genom feedback utvecklas de. Det finns en stark korrelation här och jag tänker att även höga chefer är människor som vill utvecklas.
Jag har jobbat med många höga chefer som tackar mig särskilt när jag givit feedback i stunden – konkret, på vad de sa, hur de sade det och kanske gått vidare och diskuterat hur det skulle kunna uppfattas av olika profiler. Att det blir tyst på toppen är en vanlig kommentar. Att höga chefer får feedback är ovanligt och något de saknar.
Det är svårt att ge feedback på ett konstruktivt sätt, på beteendenivå, så att det går att förstå vad man ska göra annorlunda. Det kräver träning.
Grupper och feedback – vill vi ha kollegor som ger varandra feedback?
Ja – för att driva utveckling tillsammans, för att få draghjälp av varandra och för att säkerställa organisationens innovation. Dock krävs det mycket av en grupp för att det ska fungera. Det krävs att gruppen är trygg och att individerna har tillit till varandra. Det krävs också att målen är tydliga, att roller och arbetsuppgifter är tydliga så att det går att ge feedback som är konkret. Det behövs också uttalas att det är så vi jobbar här och att vi alla gör det för att bidra till varandras utveckling, att vi vill varandra väl.
Jag tycker också att det krävs en viss självinsikt, dvs att jag som individ vet vad jag vill få feedback på och kan fråga en kollega om hen kan ge feedback hur jag tex ”startar mina presentationer”. Det underlättar att ge ett specifikt uppdrag/område till kollegan att ge feedback på. Då är också sannolikheten att man börjar ge varandra feedback större.
En variant när man börjar jobba med feedback är att man börjar att ge varandra positiv feedback, enbart. Det tar tid att vänja sig vid att såväl få som att ge feedback. En del tycker att det är svårt att få beröm och andra kan tycka det är svårt att få kritik. Vissa älskar att bli omnämnd i plenum för att de gjort något bra, andra tycker det är obehagligt att bli omnämnd i stor grupp och föredrar att få beröm enskilt och väldigt konkret. Det är olika helt enkelt och det är viktigt att du vet vem du har framför dig och hur hen vill ha det med feedback.
En grundregel är att positiv feedback kan man ge i grupp och att korrigerande feedback skall ges i enskilt. En vettig tumregel tänker jag även om mångas målbild är att all feedback skall kunna ges i grupp. Det kan vara en bra målbild för då måste du jobba med gruppens effektivitet och utveckling genom att sätta tydliga mål, klargöra roller, ömsesidigt beroende, ledarskap, kommunikation och feedback, diskussion, beslutsfattande och planering, implementering och uppföljning, normer och individuella olikheter, strukturer, samarbete och konfliktlösning.
Alla dessa saker är det som också driver en effektiv grupp. Har du en sådan grupp då har du också gjort ett väldigt fint arbete i din ledarroll och då kan ni absolut ge varandra all typ av feedback i grupp. Det finns dock väldigt få sådana grupper, men de finns.
Att jobba med feedback är viktigt. I Brilliants studier kan vi se att de som är duktiga på feedback är också mer lönsamma och har högre tillväxt. Chefer som ger regelbunden feedback till sina medarbetare har högre tillväxt.
*Analysen är baserad på 41 tjänsteorganisationer i vår databas och hur de rankas enligt Svenskt tillväxtindex. I den här analysen är 5 bäst tillväxt och 1 sämst.
Så är det viktigt att ge feedback? Svaret är definitivt ja. Oavsett vilken nivå du befinner dig på. Så, om du inte redan har en fungerande feedbackkultur är det hög tid att köra igång. Kanske redan idag?
Det här är våra bästa och mest effektiva tips för att starta en feedbackkultur.
Sex tips för att starta en feedbackkultur
- Tydlighet: Jobba med tydlighet och tillit så det går att ge feedback mot ett mål och att det känns tryggt att ge och få feedback
- Positiv förstärkning: Börja med att ge positiv feedback enbart – ge inte upp även om det känns konstlat i början.
- Beteendenivå: Träna på att ge konstruktiv feedback på beteendenivå – ”bra jobbat” är härligt men det är lättare att ändra beteenden om det är på konkret beteendenivå
- I grupp eller enskilt: Positiv feedback kan ges i grupp, även om man måste veta vem man har framför sig och säkerställa individens behov på hur de vill få feedback. Korrigerande feedback ges enskilt.
- Använd spegling: Ge feedback på att det är bra att de ger varandra feedback! Det är värt att stanna ett möte och spegla det som händer i rummet om någon ger någon annan feedback.
- Börja med dig själv – hur ofta har du givit feedback idag? Och hur ofta har du synliggjort någon annan i gruppen som givit feedback? Kom ihåg att fira era framgångar så att ni ser att ni lyckas ge feedback. Då är det lättare att bibehålla beteendeförändringen ni just och skapa en feedbackkultur.
Vill du höra mer om hur just din organisation kan jobba med feedback, tveka inte att höra av dig till mig eller någon av mina kollegor på Brilliant, marie.herlitz@brilliantfuture.se.
