Brilliants organisationsutvecklare Emma Stenmark ger oss en inblick i hur en workshop kan se ut när en ledningsgrupp behöver samla sina erfarenheter och lärdomar. Tid för reflektion är en viktig nyckel för att utmana arbetssätt och dra lärdomar av den minst sagt annorlunda vår vi blickar tillbaka på.
”Vi kunde visat cheferna ännu mer att vi värdesätter dem. Vi borde gett dem mer beröm. Vi borde kanske skickat hem blommor till dem.”
Dialogen fortsatte i ledningsgruppen kring vad de kunde gjort bättre under de senaste månadernas nya utmaningar. Vissa chefer vågar stanna upp och ge tid för eftertanke och reflektion. Vissa chefer skapar utrymme för sina divisions- eller gruppchefer att samtala kring vad som funkat bra och vad som funkat mindre bra under våren. Men också tid att lyssna in vad som har känts bra och vad som har känts mindre bra. Efter flera månader av nya utmaningar som krävt förändrade arbetssätt och förhållningssätt är det nu en bra tid att reflektera och att dra lärdomar.
Det är ca tre månader sedan Covid-19 trängde sig in i våra liv och vissa chefer ser nu värdet av att stanna upp. Att ge tid att tänka tillbaka för att sedan kunna tänka framåt.
Under våren har det funnits ett stort intresse att följa upp sitt eget arbete med kommunikation, information och riktlinjer med hjälp av vår pulsmätning kring Covid-19 hos våra befintliga kunder såväl som hos många nya kunder. Andra har istället valt att följa upp hur det har varit att arbeta på distans och hur distansledarskapet fungerar med hjälp av vår Remote-mätning.
Vissa kunder har hört av sig till oss organisationsutvecklare och velat ha hjälp med att facilitera workshops för att reflektera och samtala kring de utmaningar som har funnits och summera lärdomar. Jag höll nyligen en sådan workshop med en ledningsgrupp med nordiska medlemmar. Chefen döpte workshopen till ”Chefsinsikter för framtiden” och beskrev vid vår avstämning inför workshopen att hen hade insett att NU är rätt tid för hens ledningsgrupp att stanna upp, reflektera och dra lärdomar inför höstens arbete. Nu, innan sommarsolen lyser alltför varm och medan vårens arbete ligger färskt i minnet.
Ledningsgruppen hade tidigare i år genomfört en medarbetarundersökning och jobbat aktivt med sitt resultat. En handlingsplan hade hjälpt gruppen att utvecklas och förbättras. Utvecklingsarbetet gjorde det lättare att hålla workshopen. Tilliten och öppenheten hade förbättrats med hjälp av aktiviteterna i handlingsplanen och skapade bra förutsättningar för värdefulla dialoger kring de utmaningar ledningsgruppen hade upplevt under våren.
Workshopen syftade till att följa upp arbetet under våren sen covid-19, förtydliga vad ledningsgruppen hade gjort bra och identifiera aktiviteter som de som grupp hade gjort mer av än vanligt, identifiera utmaningar och dra lärdomar inför fortsatt arbete.
Cheferna delades in i smågrupper (denna gång användes Zoom som är mycket enkelt och smidigt för att dela upp gruppen i mindre grupper i breakout rooms) och diskuterade med hjälp av frågorna i metoden After Action Review:
- Vad var målet med vårt arbete under våren?
- I vilken utsträckning uppnådde vi målet?
- Vad gjorde vi som var bra och varför?
- Vad kan vi göra bättre och hur?
Flera lärdomar summerades efter gruppdiskussionerna. ”Vårens utmaningar har tagit fram det bästa hos oss som företag! Vi har levt våra värderingar och visat respekt till 100%. Vi har haft en förståelse för att allt inte kommer bli perfekt. Vi har klarat av att hålla möten trots barn som springer runt. Vi har varit ärliga mot varandra. Vi reagerade väldigt snabbt och hade snabba beslutsvägar. Tack vare dagliga pulsar har vi kunnat stötta varandra bra. Vi var snabba att ta ansvar.”
Dialogen i ledningsgruppen fortsatte och gruppen kom in på områden som kunde gjorts bättre. ”Vi kunde visat cheferna ännu mer att vi värdesätter dem. Vi borde gett dem mer beröm. Vi borde kanske skickat blommor hem till dem. Vi kunde kommunicerat mer med andra chefsgrupper inom företaget för att lära av varandra och öka transparensen”.
Under den avslutande delen av workshopen beskrev gruppen sina slutsatser inför fortsatt arbete. Det handlade om att fortsätta bygga på den ökade gemenskap som har uppstått under våren, att fortsätta ha mindre regionala chefsmöten där tillit kan skapas för att våga dela svårigheter med varandra, att prioritera samtal och dialog med sina chefer och inte fastna vid sitt skrivbord eller i möten. Ledningen tydliggjorde också att de ville fortsätta med att utmana processer kring sina arbetssätt.
Utmaningarna under våren har tvingat fram nya metoder och arbetssätt som visat sig fungera väl och som visat att det går att göra saker på andra sätt än vad man tidigare har gjort. För att inse detta krävs tid för reflektion och lärande.
Har du och din ledningsgrupp/arbetsgrupp planerat in tid för att reflektera och dra lärdomar tillsammans? Hör av dig om du behöver stöd med att planera och facilitera en sådan dialog.
/Emma Stenmark, Organisationsutvecklare
