Marie Herlitz är Manager of Professional Services på Brilliant och har en lång erfarenhet av att coacha och utveckla ledare på både ett strategiskt men också operativt plan. Vi bad Marie om konkreta tips för hur man leder bra på distans – med avstånd men utan att bli distanserad för det. Och vilka lärdomar kan vi dra av vår data om just detta?
Att leda på distans är en svårighetsgrad upp. Frågor som hur jag ska veta vad medarbetare gör, hur de mår, om de känner motivation osv kommer i rasande takt av de chefer vi pratar med.
Det är svårare att bygga en relation, att känna in hur medarbetaren har det när man inte ses löpande – distans, betyder ju just att det är distans mellan oss och många upplever att det är svårare att se hur någon mår.
Vi kan i Brilliant data dock se att våra index har en positiv utveckling under 2020 jämfört med 2019. Det gäller såväl engagemang, ledarskap, organisatorisk och social arbetsmiljö och team effektivitet. Så långt verkar det fungera väldigt bra med distansarbetet ändå!
De flesta organisationer vittnar om att tydlighet har ökat detta år med distansarbete. På Brilliant mäter vi det som en parameter i vårt engagemangsindex och ja, vi kan bekräfta att tydligheten har ökat men även energin. Organisationer har fokuserat på det man faktiskt vet, dvs sina mål och den tydlighet som man kunnat fokusera på i sina arbetsuppgifter. Det har i sig säkerligen skapat en känsla av kontroll och trygghet i denna osäkra värld med Corona. Tydlighet ger också energi och är en förutsättning för att kunna göra ett bra jobb så det hänger ihop. Nu gäller det att bibehålla tydligheten framåt och ta nästa steg.
I början av pandemin kunde vi även se att stressnivåerna hos medarbetarna gick ner. Det upplevdes fungera att jobba hemifrån och det blev enklare med livspussel och att slippa resa. Däremot såg vi en höjning av chefernas stressnivåer och det rimmar väl med alla frågor vi fick och fortfarande får av cheferna. Det är svårare att leda på distans, det är svårare att veta som chef var gränsen går mellan privat och professionellt, hur jag som chef ska stötta min medarbetare och var gränserna ska gå.
En skillnad digitalt är att du som chef behöver ställa raka och direkta frågor för att få svar på det du undrar. Att se någon vid kaffemaskinen, att kunna känna in hur någon mår, se skillnader dag för dag blir enklare IRL då hela kroppen signalerar ens mående. Digitalt beror det mycket på kameran – det är stor skillnad när man har en riktigt bra kamera och kan se sin medarbetare digitalt, jämfört med den som kommer med datorn. Med en bra kamera kan man se mimik och skiftningar i kroppsspråket och det hjälper en chef att se hur medarbetaren mår. Än så länge är det få företag som har riktigt bra kameror och då får chefen svårare att se hur medarbetaren mår. Det gör de raka frågorna än viktigare!
Digitala förutsättningar – att ha riktigt bra kamera, ljud och bild, workshopsverktyg och andra typer av verktyg för att kunna kommunicera, diskutera och dokumentera har blivit avgörande för att kunna bibehålla ett gott samarbete även digitalt. Digitala möten har de flesta massor – tom för många, för man hinner varken förbereda eller efterbereda och inte ens sträcka på sig och gå på toaletten. Många är det som saknar att åka hiss, byta rum, ta en kaffe. Allt det som dels gav oss en paus för att reflektera eller vila, att röra på sig så att kroppen fungerade och dels kunna hälsa på en kollega.
De digitala förutsättningarna är annorlunda. Man behöver medvetet förbereda sina möten annorlunda. Mer previews så att alla är förberedda innan mötet, mer direkta frågor i mötet då öppna frågor faller platt. Mötena behöver dessutom ett tydligare syfte och en tydligare agenda för att blir riktigt bra (det har ju egentligen alltid behövts men jag tror att relationsbyggandet gjorde att det ändå kunde upplevas som ett bra möte fast det saknades önskad tydlighet). Digitalt så blir det väldigt synligt om syfte och agenda saknas och relationsbyggandet saknas.
Framåt så rekommenderas även digitala fikan, möten där man bara får prata socialt eller större sammankomster med lustfyllda agendor. Relationsbyggandet saknas och viktig energi tappas. Att göra ”check ins” där det är tillåtet att prata en stund, berätta vad man gör, fråga efter hjälp och kunna få ett sammanhang och en tillhörighet med sin grupp kommer bli ännu viktigare framåt.
I Brilliant data kan vi se att det finns en skillnad i ålder på om man känner att det går att bibehålla engagemanget.
De som är äldre än 40 har lättare att bibehålla energin och ju yngre du är desto svårare verkar det vara. Intressant att förstå mer kring vad det handlar om. En tanke som det pratas om nu (vilket vi inte har data kring) är att boendet bidrar till hur lätt det är att jobba hemifrån. Bor du litet, med många på ytan så skulle det ju tänkas vara svårare att få arbetsro. En annan tanke jag hört är att yngre människor är mer ensamma innan de bildat familj och då blir en arbetsplats ett nav för relation och interaktion. Låter inte helt osannolikt. Är du mitt i livspusslet med dagis, skola och hämta och lämna så vittnar många om att det är skönt att slippa resa och den stress som det medför minskar och det upplevs enklare att bibehålla energin och fokus på arbetsuppgiften även på distans.
Tips att fokusera på framåt för att leda bra på distans:
- Fortsätt att jobba med tydlighet – kommunicera vad är som är organisationens vision och mål och bryt ner det i tydliga aktiviteter så att medarbetaren tydligt kan se och mäta sin del i att lyckas nå vision och mål. Det skapar tillhörighet och mening.Här blir självledarskap viktigt och faktiskt en del av tydligheten. Fundera på hur chefer kan hjälpa medarbetare att leda sig själva så att de sedan tillsammans kan följa upp och prata kring hur det går? De samtalen ger både tydlighet och relationsbyggande.
- Skapa bra digitala förutsättningar – ha bra digitala verktyg, lär upp alla att arbeta i verktygen, använd out breakrooms för att skapa interaktion i små grupper. Fortsätt att förbereda digitala möten tydligare med syfte och mål, sänd ut uppgifter att förbereda innan OCH satsa även nu på att ha digitala möten som bygger relation på olika sätt. Check ins med sin grupp där det finns tid att bara prata om helgen, digitala fikan, quizz tillsammans på fredagen. Använd fantasin och låt medarbetarna skapa roliga sätt att ses/umgås digitalt.
- Bibehåll energin – fråga medarbetarna vad som fungerat väl och behåll detta och lyssna efter det som inte fungerat väl. Det kan vara olika mellan olika medarbetare så en fråga kan bli vad ni som arbetsgivare kan göra för att möta behoven? Det är sannolikt olika för olika personer så att hitta sätt att bibehålla sin individuella motivation och inspiration är viktigt.
- Träna cheferna att ställa direkt frågor, att boka individuella möten med medarbetarna för att bygga relation och höra hur man mår men även att följa upp utfall på mål.
- Ha koll på chefernas stressnivåer – det är lätt att jobba för mycket när man jobbar digitalt – för alla!
- Och sist men inte minst… Varför inte införa pausgympa också när ni ändå är på gång – för det gör ont i kroppen att sitta stilla framför datorn för länge ♥
