Emma Stenmark arbetar som organisationsutvecklare hos Brilliant, hon har en Fil Mag i sociolog och är utbildad mentor och coach med psykosyntes som grund. Emma träffar och hjälper ledningsgrupper dagligen i sitt arbete och är en fena på strategisk rådgivning.
Hybrid-möten
Presentationen var i full gång. VD, HR och en person till från ledningsgruppen satt runt bordet i konferensrummet. Brilliant var också på plats i rummet, i enlighet med VDn:s önskemål. Övriga från ledningsgruppen deltog på mötet digitalt, bakom varsin datorskärm, i varsin del av Sverige. Alla som deltog hemifrån syntes tydligt i bild, alla med lite olika bakgrundsbilder. Någon såg ut att sitta vid playan i Miami, någon annan såg ut att sväva i rymden. De som deltog från det gemensamma konferensrummet syntes som små prickar runt det ovala konferensbordet. Kollegan från Brilliant syntes inte alls för de som deltog digitalt, hen stod bredvid den gemensamma stora skärmen i konferensrummet och var vänd mot deltagarna. Planerna för mötet hade ändrats i sista stund och ingen tid hade funnits att prata igenom hur upplägget kunde bli så bra som möjligt för samtliga i mötet.
Plötsligt händer något i konferensrummet. Ett litet skämt utspelas runt det ovala bordet, skratt följer och lite småmummel. Vi som sitter på distans förstår att det är något roligt om händer men vi har svårt att skratta med. Vi hänger inte med. Vi hörde inte skämtet och vi förstod inte det roliga.
Det är nya tider nu. Några börjar åka till kontoret några dagar varje vecka. Våra digitala möten ser lite annorlunda ut än de gjorde när alla satt hemifrån. Några sitter samlade i ett mötesrum, resten sitter ensamma, hemma, bakom sin datorskärm. Vi kommer se mer av dessa hybridmöten framöver. Ett möte där vissa deltagare samlas personligen i samma rum och andra sitter på distans.
Ett hybridmöte ställer nya krav på hur vi riggar och genomför våra möten. Det kan lätt uppstå en obalans mellan ”dom” där på kontoret och mig själv, jag som sitter hemifrån. Hur skapar vi likvärdiga förutsättningar vid våra möten? Hur skapar vi en känsla av inkludering vid våra möten, för alla som deltar?
Det här är frågor som forskare från MDH* och Anglia Ruskin University undersöker bland annat genom intervjuer på myndigheter och företag i Sverige och Storbritannien. Anna Uhlin, forskare MDH lyfter i en artikel om sin forskning i somras just riskerna med att ha några deltagare på plats i ett rum och några på distans. Hon menar att de på distans inte har något ”sedan” att framföra sina åsikter. De har inget ”sedan” att stämma av, prata ihop sig m.m. på samma sätt som de som befinner sig i samma rum. De kommer gå till kaffemaskinen, de kommer mötas i korridoren och följa upp mötet och prata ihop sig. De på distans måste istället ta ett aktivt beslut när de vill säga något, räcka upp handen digitalt eller avbryta för att få sin röst hörd.
Vad blir extra viktigt vid våra hybridmöten? Detta är något som man kan diskutera och besluta om och ha en strategi kring på en organisatorisk nivå. För den enskilde som bjuder in till möten kommer här några reflektionsfrågor till hjälp på vägen:
- Hur ser upplägget ut för mötet och vilka fördelar och risker finns om några deltar på distans och några sitter tillsammans i samma mötesrum.
- Hur ska alla kunna delta i mötet på jämlikt sätt? Hur skapar vi utrymme för interaktion och dialog i mindre grupper under mötet? Ska vi använda whiteboard? Hur kan tekniken hjälpa oss med tex breakout sessions?
- Hur vill vi kunna se varandra under mötet? Kan alla koppla upp sin egen dator och ha på sin egen kamera med ljudet på tyst?
- Hur fördelar vi taltiden på mötet och hur säkrar vi att de på distans också blir hörda? Vilka metoder kan vi använda?
- Hur gör vi så att den som leder mötet/presenterar syns för alla deltagare vid mötet? Kan presentatören ha på sin egen video så att hens ansikte syns lika bra för alla? Kan presentatören växla mellan att titta in i kameran till de som deltar på distans och att titta på de i rummet för att upprätthålla kontakt med alla?
Lycka till med era hybridmöten!
*MDH= Mälardalens högskola
