Att byta leverantör för medarbetarundersökningar kan kännas som ett stort steg. Många organisationer tvekar, ofta för att de är osäkra på hur de ska ta med sig sin historiska data.
Och det är en högst relevant oro. I praktiken är det ofta svårt att föra över historiska resultat på teamnivå från en tidigare leverantör, ofta på grund av skillnader i frågeskalor, sätt att beräkna resultat eller hur frågorna är formulerade.
Men det betyder inte att ni behöver börja om från noll. Det handlar snarare om att skapa en smart balans mellan kontinuitet och förnyelse. Här kommer fem tips som gör det enklare att byta plattform för medarbetarundersökningar.
1. Fokusera på kontinuitet, inte på fullständig datamigrering
Försök inte återskapa hela er historiska databas. Det blir ofta både komplicerat och osäkert. I stället är det klokare att fokusera på nyckelfrågor och områden som ni vill följa över tid, till exempel:
• Engagemang
• Ledarskap
• Samarbete
• Arbetsbelastning
• Tydlighet i mål
Genom att identifiera dessa områden och ta med dem in i er nya plattform får ni en stabil grund för att följa utvecklingen framåt, även om datan inte går att spegla exakt bakåt i tiden.
2. Använd etablerade frågeformuleringar och svarsskalor, men anpassa vid behov
För att kunna jämföra resultat över tid är det avgörande att använda samma formuleringar och svarsskala. Små ändringar, som att byta en skala från fem till tio steg eller ändra ett ord i en fråga, kan göra resultaten svårtolkade.
Många vill vid leverantörsbyte ta med sina gamla frågor, men det leder ofta till merarbete och sämre jämförbarhet. På Brilliant uppmuntrar vi i stället kunder att använda våra validerade frågor och svarsskalor, som bygger på omfattande data och forskning. Det gör det möjligt att:
• Bibehålla jämförbarhet över tid
• Få tillgång till våra benchmarkvärden
• Säkra att mätningen håller hög kvalitet även framåt
Samtidigt vet vi att varje organisation är unik. Därför går det alltid att justera eller lägga till frågor för att spegla era specifika behov, utan att tappa den gemensamma grunden som gör resultaten jämförbara.
3. Se bytet som en nystart för ert insiktsarbete
Ett leverantörsbyte är en chans att tänka nytt kring hur ni mäter, följer upp och agerar på resultat.
Det är ett bra tillfälle att:
• Säkerställa att mätningen speglar era mål och kultur
• Förenkla frågebatteriet och minska svarstiden
• Ge chefer bättre stöd i arbetet med resultatet
Genom att kombinera kontinuitet i nyckelområden med förnyelse i metod och design får ni en modernare mätning som stärker engagemanget och skapar bättre insikter.
4. Skapa en tydlig övergångsplan
För en smidig övergång är det bra att ha en plan som innehåller:
• Vilka frågor och områden som ska behållas oförändrade
• Vilka som ska ersättas med Brilliants standardfrågor
• Vilka som eventuellt behöver anpassas för att passa era behov
• Hur ni kommunicerar förändringen internt, så att både chefer och medarbetare förstår vad som är nytt och varför
En tydlig plan skapar trygghet och gör det enklare att tolka resultaten under den första perioden i den nya plattformen.
5. Fokusera på utveckling, inte bara jämförelse
Att behålla nyckelfrågor handlar inte bara om att kunna jämföra, utan om att visa på faktisk utveckling. När ni kan följa upp arbetet över tid på stabila och validerade frågor blir resultaten mer meningsfulla och lättare att agera på.
Övergången är också ett utmärkt tillfälle att se över hur er organisationsstruktur importeras till plattformen. Genom att utvärdera importprocessen på nytt kan ni säkerställa att den stämmer överens med era befintliga datakällor och minimerar manuellt arbete. Det här är ett perfekt tillfälle att etablera ett smidigare och mer automatiserat arbetssätt som stödjer korrekt rapportering och sparar värdefull tid på sikt.
Så jobbar vi på Brilliant
Vi vet att ett plattformsbyte kan kännas omfattande, men vårt mål är att göra det så enkelt som möjligt. Därför:
• Erbjuder vi tydlig vägledning för att hjälpa våra kunder att identifiera vilka frågor som bör behållas, anpassas eller ersättas
• Tillhandahåller vi etablerade frågebibliotek och svarsskalor som bygger på forskning och ger tillgång till relevanta benchmarkvärden
• Ger vi flexibilitet att anpassa frågor, så att mätningen blir relevant utan att tappa jämförbarheten
• Automatiserar vi övergången, så att våra kunder snabbt kommer igång utan att behöva bygga om medarbetarundersökningen från grunden
Att byta till Brilliant innebär inte att börja om. Det innebär att fortsätta utvecklas, med bättre stöd, mer tillförlitliga data och göra det enkelt att agera på insikterna.
