Vad gör du om alla bara sitter tysta under workshopen? Eller om det är en medarbetare som pratar hela tiden? Och hur ska du hantera de som har pratat ihop sig före workshopen och bara framför kritik? Frågorna brukar hagla under de utbildningar vi håller för HR och chefer kring hur du kan jobba med resultatet av en medarbetarundersökning.
Facilitering och att leda workshops är en konst. En utmanande konst! De flesta chefer har rollen som facilitator samtidigt som de har rollen som chef när de jobbar med resultatet av en medarbetarundersökning. Många klarar det utmärkt! Många har erfarenhet och har tränat sig i faciliteringskonsten. De lyckas tydliggöra syfte, roller och spelregler under introduktionen hålla sig neutrala och att involvera alla medarbetare. De lyckas leda sin grupp i att ta sig igenom de olika stegen under workshopen och att komma i mål med några konkreta aktiviteter till en handlingsplan.
Andra chefer har det svårare. Vissa börjar förklara eller försvara sig under workshopen. Vissa hamnar i dispyter med sina medarbetare. Jag möter chefer som kämpar för att på egen hand leda denna typ av workshops men som har svårt att ha flera roller samtidigt. Utmaningarna kan vara många. Konflikter och samarbetsproblem kommer ofta upp på ytan i samband med resultatet och det kan vara svårt att hantera det på egen hand. Chefen får ofta svara an på kritik som riktas till andra delar av organisationen och kritiken kan vara hård.
Jag ger ofta rådet att ta stöd av en chefskollega med att facilitera. Eller HR. Eller oss på Brilliant. För HR är ofta vana. Vi på Brilliant är vana. Vi faciliterar nya arbetsgrupper varje vecka och leder workshops som mynnar ut i konkreta handlingsplaner. Vi utmanas ständigt när vi faciliterar. Vi möter motstånd. Och vi tränas oftast på de arbetsgrupper som har svårast utmaningar. Med kommunikationen. Med samarbetet. Med konflikter. Och träning ger färdighet.
Vad är då viktigt att tänka på när du leder workshops och faciliterar frågor som rör arbetsgruppens arbetssätt och samarbete? Vad kan hjälpa dig som facilitator och chef att skapa bättre förutsättningar under workshopen?
1) Tydliggör dina förväntningar, syfte med workshopen och fortsatt process före workshopen. Genom det är alla medarbetare bättre förberedda och ser en större meningsfullhet i att workshopa.
2) Lägg tid på introduktionen. Skynda inte igenom introduktionen utan låt den få ta tid. Här tydliggör du syftet med workshopen, berättar om upplägget, beskriver vilka roller som deltagare och chef/facilitator har. Det är också värdefullt att ta fram spelregler för hur medlemmarna i gruppen ska bete sig för att uppnå största möjliga öppenhet och vilja att bidra.
3) Håll dig till förbestämd struktur. Förbered och beräkna tiden som de olika delarna får ta under workshopen. Håll dig till dessa hålltider men se också till att ha lite extra utrymme för frågor som kan behöva lite extra tid.
4) Använd dig av inkluderande metoder. Dela upp i mindre grupper under diskussioner. 3-4 personer i varje grupp skapar bra förutsättningar att alla blir hörda. Jämnt fördelad taltid är viktigt! Eller testa bikupor (2 och 2), post it som alla skriver individuellt som du läser upp eller gå laget runt och låt alla säga sin åsikt.
5) Planera fortsatt process för arbetet i förväg och kommunicera detta i början och slutet av workshopen.
6) Våga testa! Ju mer du tränar, ju lättare kommer det gå!
Lycka till!
Emma Stenmark, Organisationsutvecklare
