”Vi väntar nog hellre med vår workshop tills det lugnat sig lite.” Chefen funderade ett varv och fyllde på; ”Vi är ju rätt ovana att ha denna typ av workshop och att då ha den digitalt känns lite osäkert. Jag tror vi får vänta.” Chefen bad att få återkomma om några dagar.
För många har den senaste månadens omställning till arbete på distans väckt många frågor hos både chefer och medarbetare om vad man egentligen kan göra bakom en datorskärm. Hur leder man sina medarbetare på distans och hur får man till kreativa möten? Hur workshopar man tillsammans och hur skapar man delaktighet och förtrolighet i sitt team?
Jag var skeptisk. Jag erkänner. Fostrad i en skola där relationer är viktiga och det personliga mötet mellan medarbetare och chef är centralt såg jag skärmen som hindrande. Som något som skapar avstånd och ytliga dialoger. De senaste veckornas workshopar, utbildningar och webinarier jag genomfört och varit deltagare vid har fått mig att ändra uppfattning. Mina förutfattade meningar har krossats. Jag har fått tänka om. Och tänka nytt.
För det går överraskande bra att workshopa på distans. Det finns till och med saker som blir bättre vid en workshop där alla sitter hemma vid varsin dator än tillsammans i samma rum. Jag har gång på gång imponerats över den omtanke som både chefer och medarbetare visar varandra just nu. I allt från tips och trix för att få systemen att funka eller få alla att logga in och få igång mikrofonerna. Den digitala transformationen går på högvarv och vi kämpar på. Tillsammans.
Några saker kan vara bra att tänka på vid en workshop där alla sitter hemifrån:
- Låt alla ha på sin kamera. Att se sin kollega och chef live i bild, skapar en ökad närhet.
- Förmedla ramar för workshopen inledningsvis där en viktig spelregel är att våga be om hjälp och att erbjuda sin hjälp.
- Fördela ordet och låt alla bli hörda. Att kunna styra taltiden (via te x funktioner som ”raise hand” eller gruppchatt) så lätt är ett fantastiskt hjälpmedel att skapa delaktighet och låta gruppens gemensamma kompetens få utrymme.
- Använd dig av smågruppsdiskussioner. Vare sig du har ett system som Zoom där du enkelt skapar gruppdiskussioner (via breakout rooms) eller Teams/Skype så är det avgörande att du blandar helgruppsdiskussion med dialoger i mindre grupper. Det ger fler möjlighet att bli hörda och det skapar en mer aktiv workshop än om alla sitter med i samma mötesdiskussion hela tiden. Låt deltagarna själva sammanfatta sina diskussioner skriftligt. Där det går att jobba med gemensamma whiteboards är det att föredra!
- Var övertydlig i instruktioner, både skriftliga och muntliga. Datorskärmen skapar ett avstånd som gör att medarbetaren lämnas mer ensam med sina funderingar och frågor än vanligt som du behöver förekomma och vara proaktiv med.
- Ta pauser. De flesta av oss är ovana att sitta så koncentrerat framför datorn i möte efter möte. Ge deltagarna pauser, både korta och långa för att öka effektiviteten och ge hjärnan möjlighet att smälta och reflektera.
Jag pratade vidare med chefen som var skeptisk. Berättade om andra skeptiska chefer. Om rädslan att workshopen inte skulle bli bra. Och oron att konflikter skulle uppstå mitt under workshopen. För chefens oro delas av många just nu.
Jag berättade också om chefer som vågat testa. Och som efteråt uttryckt sig med att det gick ”överraskande bra” och medarbetare som checkat ut med att de var både ”peppade, förväntansfulla och lättade” efter värdefulla diskussioner under workshopen. Chefen gick med på att testa. Och det funkade även denna gång. Det gick till och med överraskande bra!
Testa du med! Kanske krossas även dina förutfattade meningar om det digitala workshopandet!
