Istället för att ge negativ feedback, så är positiv feedback bättre på att öka prestationen hos medarbetare. Därför blir det lätt att vi pratar mer om positiv feedback än negativ eller kritisk feedback. Ibland kräver dock verkligheten att vi ger feedback som fokuserar på att korrigera beteenden hos medarbetare som inte fungerar – men om det är svårt att få till bra och konkret positiv feedback är utmaningarna ännu fler när det gäller negativ feedback. Inte nog med att man som chef eller kollega lätt själv blir obekväm och stressad – att nå fram med kritik genom människors automatiska skyddsmekanismer är också svårt.
Fem punkter om att ge negativ feedback
Om du behöver ge negativ feedback till någon kan det hjälpa att tänka igenom det här först:
- Kritisera situationen, inte personen: Ett vanligt fel vi människor gör är att tillskriva fel och brister till personliga egenskaper, när det inte sällan är tillfälliga omständigheter som är mer av en orsak. Innan du ska ge kritik – tänk igenom vilken situation, vilket beteende eller vilket utfall du kritiserar för att komma bort ifrån att kritisera egenskaper.
- Lyssna mer än du pratar: Att gå från person till situation handlar också om att lägga tid på att fråga och förstå hur de beteenden du kritiserar har uppstått. Att lyssna gör också att du ser om mottagaren har förstått vad du menar och ni kan prata om huruvida den håller med om det du säger. Det handlar inte om att låta kritiken drunkna i undanflykter, mer om att skapa en dialog som gör att det blir lättare för mottagaren att ta till sig kritiken genom att själv få reflektera kring den, vad den kan bero på och vad det går att göra åt den.
- Var autentisk och tydlig: Ta mod till dig att vara rak. Att linda in negativ feedback eller inte tala klarspråk gör det ofta väldigt svår för mottagaren att förstå vad du menar. Det lämnar mycket öppet för tolkning och riskerar att dra igång försvarsmekanismer.
- Var tydlig med motivet bakom kritiken: Vi människor är bra på att läsa av och tolka andras avsikter. Att ge negativ kritik ska handla om att förbättra samarbete eller att utveckla mottagaren. Ett sätt att göra ditt motiv tydligt är att du och mottagaren tillsammans blickar framåt och diskuterar lösningar på problemet. Det visar att ditt motiv är att lösa upp en knut och inte att sätta dit någon.
- Tänk på kroppsspråk och små signaler: Hur du beter dig smittar, tänk på att hjälpa mottagaren att ta till sig det du säger genom att titta i ögonen och att sitta på ett öppet och icke-dominant sätt (t.ex. inga knäppta armar eller stå lutad över bordet och titta ner på medarbetaren). Att andas lugnt hjälper mottagaren att också göra det. Det går också att ha ett positivt tonfall även om du levererar kritik.
Se negativ kritik som en möjlighet att knyta an och fördjupa en relation. Att ta emot kritik är en sårbar mänsklig upplevelse – ta med dig vänlighet och medkänsla in i konversationen. Det är också bra att tänka på att det hjälper alla om både positiv och negativ feedback blir en del av vardagsrutinen. Ett vanligt tips är t.ex. att ge mer positiv än negativ kritik – vilket är viktigt för att ge medarbetarna bekräftelse och skapa en positiv kultur där det finns en trygghet för medarbetarna. Men det behöver inte betyda att enskilda feedback-tillfällen ska ha den balansen. Om det finns negativ kritik att leverera kan den positiva feedbacken lätt mest kännas påklistrad bara för att jämna ut. Ett viktigt tips är istället att tänka ännu mer på att göra den positiva feedbacken till en del av vardagen. Det övar dig i att ge feedback och frekvensen gör det att varje situation av feedback upplevs som mindre avgörande och hotfull.
Behöver ni hjälp för att bygga en struktur runt feedback i vardagen, kontakta oss så berättar vi mer. Lycka till!
