Set-Up
Brilliants set-up inkluderar uppsättning av konto, organisationsuppsättning och hantering av anonymitet. Även eventuella tilläggstjänster som behöver konfigureras hanteras i set-upen.
Organisationshantering
Organisationen, d.v.s. användare, arbetsgrupper och summeringar, kan i stora drag byggas på tre på olika sätt i Brilliants lösning:
1. Import av excelfil – Brilliant och kunden sätter tillsammans upp en Excel-mall, som baserar sig på hur organisationsdatan är uppbyggd i kundens HR-system, och hur man vill ha det rapporterat i Brilliants plattform. Kunden exporterar datan direkt från sitt HR-system till Excel-mallen, varpå Brilliant läser in filen. Samma excelmall används för fortsatt uppdatering av organisationsstrukturen. Kunden ansvarar för att datan som skickas är korrekt, att den återspeglar hur man vill kunna jobba med resultatet i plattformen samt att den överensstämmer med den specifikation som överenskommits med Brilliant.
2. Manuell hantering – kunden bygger organisationsstrukturen manuellt direkt i plattformen och lägger själv till användare en i taget eller genom importfil.
3. Integration – organisationsstrukturen från kundens system återspeglas direkt i Brilliants lösning. De leverantörer Brilliant erbjuder automatisk integration med är:
- AlexisHR
- Microsoft Azure
Innan en integration kan göras behöver organisationsdatan exporteras till Excel för att kunna granskas och säkerställa att integrationen ger önskad organisationsstruktur i plattformen.
Om användare saknar mailadress kan undersökningar besvaras via pinkod. En arbetsgrupp måste bestå antingen enbart av pinkod eller mailadress. Samtliga användare i arbetsgruppen behöver därför svara med pinkod om någon användare i gruppen saknar mailadress. Pinkoden skickas via mail till chefen för den aktuella gruppen och alla chefer måste därför ha en mailadress. För att kunna säkerställa att mail kommer fram till användare rekommenderar Brilliant starkt endast använda företagsmailadresser.
Brilliants plattform
Brilliants kunder har obegränsad tillgång till Brilliants plattform. PLattformen uppdateras kontinuerligt, och som kund får man tillgång till nya funktioner och uppdateringar löpande.
Datainsamling
Som kund hos Brilliant får man aktivera obegränsat antal undersökningar utifrån gjord set-up. Kunden väljer själv vilken typ av undersökning man vill genomföra, vilka respondenter som ska inkluderas i undersökningen, datum för aktivering, påminnelser samt stängning.
HR har administrationsrättigheter till organisationshantering och kan lägga till, flytta eller ta bort användare. HR kan administrera enkäter, ställa in tidsplaner, påminnelser, välja deltagare samt välja mellan alla de undersökningar och frågor kunden har tillgång till. Undersökningarna stänger som standard kl 23.59 den sista undersökningsdagen, och resultatet finns tillgängligt för HR dagen efter och rapporteras chefer vid vald tidpunkt.
Brilliant medarbetarundersökning:
”Brilliants medarbetarundersökning” är en heltäckande undersökning som täcker de viktigaste dimensionerna av arbetsklimatet. Undersökningen inkluderar följande:
- Index:
- Engagemang
- Ledarskap
- Teameffektivitet
- Organisatorisk och social arbetsmiljö
- Ledning
- Utöver ovan index ställs frågor inom följande områden:
- Samarbete mellan avdelningar
- Värderingar
- Personlig utveckling
- Employee Net Promoter Score-frågan (eNPS)
- Fritext till eNPS frågan där respondenten ges möjlighet att motivera sitt svar
- Bakgrundsfrågor
Brillants standardfrågor är framtagna av Brilliants analysavdelning. Frågorna är testade och uppdateras vid behov (exempelvis vid förändring i lagtext). I och med att alla kunder använder samma formulering är Brilliants benchmark, på frågor och index, väldigt gediget och ”rent”.
Frågepaket
Förutom Brilliants standardindex, beskrivna ovan, ingår flera frågepaket. Nya frågepaket kan komma att skapas under avtalets gång, och då får man som kund till Brilliant automatisk tillgång till dessa.
Pulsundersökning
En pulsundersökning kan göras på de frågepaket som är inkluderat i set-upen.
Uppdatering av frågor
Brilliant kan komma att genomföra mindre justeringar av Brilliants standardfrågor för att göra frågorna ännu bättre. I de fall skillnaderna anses vara så små att de inte påverkar historik eller benchmark uppdateras frågorna då automatiskt för kunden. Kunden kan själv inte uppdatera Brilliants standardfrågor.
Brilliants anonymitetsregler
Anonymitetsreglerna finns till för att skydda den enskilda individens svar så att det inte på något sätt ska gå att ta reda på vad enskilda individer har svarat i undersökningen. Brilliant garanterar följande:
- Att svaren hanteras konfidentiellt hos Brilliant
- Att svaren är helt anonyma för kunden
- Kunden kommer aldrig kunna koppla svar till en enskild individ
Brilliants kunder kan välja på vilken nivå man vill visa resultat på frågor och index. Minimum är dock tre svar för att säkra anonymitet. Beroende på vilken anonymitetsgräns som väljs anpassas vad som visas:
Svarsfrekvens
HR har tillgång till svarsfrekvens live under pågående datainsamling, där gruppernas aktuella svarsfrekvens, utifrån satt organisationsstruktur, visas. HR har möjlighet att ge access till övriga i organisationen. Tillgången kan begränsas till en viss del av organisationen.
Språk:
Plattformen finns tillgänglig på följande språk:
- Danska
- Engelska
- Finska
- Franska
- Norska
- Spanska
- Svenska
- Tyska
- Brasiliansk portugisiska*
- Estniska*
- Grekiska*
- Italienska*
- Japanska*
- Kinesiska (Mandarin)*
- Nederländska*
- Polska*
- Portugisiska*
* Mot en kostnad
Brilliants standardfrågor och standardtexter finns tillgängliga på följande språk:
- Danska
- Engelska
- Finska
- Franska
- Norska
- Spanska
- Svenska
- Tyska
- Arabiska*
- Brasiliansk portugisiska*
- Bulgariska*
- Estniska*
- Grekiska*
- Nederländska*
- Indonesiska*
- Isländska*
- Italienska*
- Japanska*
- Kannada (indiskt)*
- Kinesiska (Mandarin)*
- Koreanska*
- Kroatiska*
- Kurdiska (Kurmanji)*
- Lettiska*
- Litauiska*
- Malaysiska*
- Persiska*
- Polska*
- Portugisiska*
- Rumänska*
- Ryska*
- Slovakiska*
- Slovenska*
- Somaliska*
- Tagalog*
- Thailändska*
- Tjeckiska*
- Turkiska*
- Ukrainska*
- Ungerska*
- Vietnamesiska*
* Mot en kostnad
Undersökningsmiljön, där HR skapar och aktiverar undersökningar, finns tillgänglig på svenska och engelska. Ny funktionalitet släpps initialt på svenska och engelska, och översätts därefter till alla standardspråk.
Mailtexter
Alla mailtexter som skickas från Brilliants plattform (exempelvis inbjudningsmail, rapporteringsmail och kontomail) är standardtexter. Texterna finns på samma språk som frågorna (se specifikation under ”språk”).
Hjälptexter
I plattformen finns tillgång till hjälpcenter och onboardning. Dessa finns tillgängliga på svenska och engelska.
Benchmark
Brilliants benchmark baseras på data från de organisationer som använt Brilliants plattform under de senaste tre åren. Benchmark uppdateras en gång i kvartalet.
Brilliants benchmark baseras på:
- Cirka 600 000 besvarade enkäter
- Cirka 260 olika organisationer
- Cirka 80 länder, Sverige står för cirka 60% av all data
Brilliant erbjuder följande benchmark:
- Bransch – cirka 27 branscher – antalet branscher uppdateras löpande i takt med att Brilliants databas utvecklas
- Land – cirka 30 länder – antalet länder uppdateras löpande i takt med att Brilliants databas utvecklas
- Brilliant global benchmark – inkluderar data från alla Brilliants EX-kunder under de senaste tre åren.
- High-performing (topp 10%)
- High-performing Benchmark (topp 25%)
Agera
Grupper med minst tre svar erhåller efter genomförd undersökning rekommenderade fokusområden, förutsatt att någon ”energi”-fråga är inkluderad i undersökningen. Fokusområden baserar sig på Brilliants modell, och säkerställer att arbetsgruppen arbetar mot att öka engagemanget.
I ”The Brilliant workshop” får kunden möjlighet att på ett strukturerat sätt arbeta med resultatet från genomförd undersökning genom att definiera nuläge, önskat läge och sätta upp en handlingsplan. Workshopen utgår från grunderna i Organisational Behavior Management, OBM
HR, samt chefer som ansvarar över flera team, har tillgång till en översikt där man kan följa upp vilka grupper har skapat en handlingsplan och inom vilka områden handlingsplaner skapats.
Teknik och informationssäkerhet
Informationssäkerhet
Brilliant jobbar enligt ISO27001 och följer de riktlinjer kring säkerhet, dokumentation och uppföljning som det innebär. Som en del av ISO27001 så arbetar Brilliant enligt Privacy by Design för att säkerställa att varje individ har tillgång till så lite information som är nödvändigt för respektive roll.
Personuppgifter
Brilliant lagrar förnamn, efternamn och epost för samtliga kunder, detta är grunden för att kunna genomföra undersökningarna. Utökad bakgrundsinformation kan komma att ske i samråd med kund för att ge en djupare analysmöjlighet utan att ställa fler frågor. Exempel på dessa är kön, ålder och anställningstid. Analyserna sker alltid på övergripande nivå och på ett sådant sätt att det aldrig röjer enskild individ. Samtliga personuppgifter krypteras med AES-256 och enligt branschens best-practice.
Lagring
Brilliants plattform är en SaaS-tjänst som bygger på en Microsoft Azure cloud-lösning. Datan som används och sparas finns på datacentret Microsoft Azure, lokaliserad i Nederländerna (https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/privacy/where-your-data-is-located). Brilliant arbetar med Point In Time backuper för senaste 35 dagarna, veckovisa backuper senaste 10 veckorna och en per månad senaste 12 månaderna via Azure.
Hantering av personuppgifterna
Uppgifter om chefer, medarbetare och resultat sparas under hela avtalstiden, och raderas efter avtalstidens slut. Det går att begära radering av data med tätare intervall men då kan inte alla plattformens funktioner användas. Exempel på dessa funktioner är att visa vem rapporten tillhör, kunna skicka ut rapportmail och behålla historik mellan undersökningar. För personuppgifter om medarbetarna är ett exempel att kunna skapa aktiviteter i uppföljande handlingsplan.
Datakommunikation
All trafik som kommuniceras via Brilliants plattform går via HTTPS/SSL protokollet och krypteras enligt branschens best-practice.
Separation
Varje kund har en logisk separation i databasen men delar resurser i både applikationslagret och databaslagret.
Teknikstack
Brilliants plattform är utvecklad i .NET core med Angular 16 och MS SQL som bakomliggande databas.
Utveckling
Informationssäkerheten bedöms under varje utvecklingssprint som kan komma att påverkas under utveckling och implementering. Alla applikationer, oavsett varifrån de kommer ska vara i överensstämmelse med Brilliants informationssäkerhetspolicy.
Utvecklare som utvecklar för Brilliant ska kunna påvisa kunskaper i säkerutveckling/programmering som tydligt följer principerna i Privacy by Design och OWASP top 10.
Samtliga mjukvaru- och hårdvaruapplikationer ska dokumenteras innan de releasas i produktionsmiljön.
Data Processing Agreement – DPA
Se separat bilaga (Personuppgiftsbiträdesavtal)
Service Level Agreement – SLA
Se separat Bilaga (Brilliant SLA)
Webbläsare (Stöd)
Plattformen är optimerat för Chrome och Edge men stöder även Safari. Från och med 2021-01-01 stöder plattformen inte IE 11+ och legacy Edge
Customer Care (Support), inklusive SLA
För hjälp med svar på frågor relaterat till exempelvis navigation, konto och behörigheter, organisationshantering, samt eventuellt upplevda fel, går det bra att kontakta Brilliants Customer Care. Customer Care är tillgänglig måndag till fredag klockan 8-17, och återkopplar inom 24 timmar på helgfria vardagar. Customer Care hanterar ärenden på engelska och svenska.
Avtalsvillkor
Avtalstid, betalningsvillkor och allmänna villkor framgår av samarbetsavtal mellan uppdragsgivaren och Brilliant.
Tilläggstjänster
Brilliants frågebibliotek
Kunden har möjlighet att välja bland ca 230 frågor i Brilliants frågebibliotek mot en tilläggskostnad.
Kundens egna frågor
Kunden kan lägga till egna frågor mot en tilläggskostnad. Tillägg av frågor administreras av Brilliant.
Professional Services
Brilliant erbjuder tjänster inom organisationsutveckling. Mer information om dessa tjänster finns på Brilliants hemsida.
SMS utskick
Undersökningen kan skickas även på SMS. Kunden står för kostnaden för sms. SMS skickas vid aktivering, påminnelse samt rapportering.