Så blir du en utmärkt chef

1 av 5 chefer upplevs dåliga och 1 av 10 medarbetare saknar stöd från sin chef. Vad ska du som chef tänka på för att skapa en bra och trygg miljö för utveckling och bli en utmärkt chef?

Ca 20% av alla chefer upplevs som svaga av sina medarbetare – det berättade vi om i TV4 Nyhetsmorgon nyligen (se klippet här).

Det är en superviktig fråga och drabbar mer än 100 000 medarbetare varje dag! MEN – vad gör då de andra 80%? Dvs de som faktiskt är Bra och Utmärkta chefer? Vad krävs för att ta sig från dålig till utmärkt chef?

Här kommer några grundläggande tips kring vad utmärkta chefer gör men också vad ni som organisation måste göra för att ta hand om era chefer och skapa förutsättningar för att kunna leda:

Som chef är det först och främst viktigt att bygga en psykologisk trygghet – att bygga tillit till ledarskapet men också inom gruppen. Tillit och trygghet är de hygienfaktorer som först måste finnas på plats. Vad betyder då detta?

Sofie Johansson, produktchef på Brilliant nämnde i inslaget i TV4 att en chef skall ”rulla ut röda mattan” och ta bort hinder och skapa förutsättningar för medarbetarna – vad betyder detta då egentligen?

Jo, för att det ska fungera att göra sitt jobb behöver medarbetare veta riktningen, vad är det jag ska göra och hur ska det göras? Dvs tydlighet är superviktigt för att skapa förutsättningarna.

Detta kan tex göras genom att skapa en tydlig vision och riktning om vart organisationen är på väg och varför ni finns till.  Man behöver sätta upp mål och kunna visualisera hur det går för oss i målen och att dessa mål faktiskt leder till den stora bilden – vart organisationen är på väg. Sedan behöver en ledare kunna bryta ner detta till vad individen faktiskt gör och kunna ge feedback på prestation. Bygga en känsla av att vara med och ”bygga katedralen”, dvs synliggöra medarbetarens roll och prestation för att hela organisationen skall nå vision och kunna utföra sitt uppdrag. Skapa en stolthet och en känsla av delaktighet!

Parallellt med detta, och kanske även innan, behöver ledaren bygga upp en psykologisk trygghet, en tillit till att ledaren och kollegorna ”vill mig väl”. Man behöver i gruppen få till:

• Ett öppet klimat – ”Högt i tak”. Ett gruppklimat där medarbetare vågar kommunicera och öppet granska halvfärdiga idéer, uttrycka en avvikande upplevelse eller synpunkt samt ge konstruktiv kritik.
• Ett tillåtande klimat – ”Okej att misslyckas. ”Hög tolerans för att misslyckas, vilket medför att alla i gruppen känner att det finns utrymme för att dela med sig och ta plats.
• Ett tryggt klimat – ”Tillit och respekt”. Ett gruppklimat präglat av tillit mellan medlemmarna och ömsesidig respekt, där varje person kan vara sig själv och inte känna oro att bli hånad eller avvisad

Ta del av hela vår kartläggning här där du bland annat ser skillnader på hur medarbetarna uppfattar ledarskapet i olika branscher

Vilka ledarbeteenden behövs då för att det ska bli precis så här härligt?

1. Sätt ramarna – Målet är att skapa ett gemensamt syfte och tydliga förväntningar.
   • Lyft fram syftet om varför vårt arbete är viktigt,
   • klargör förväntningar och ramverk, tex våra mål som ska leda till uppdraget/syftet, graden av komplexitet, hur vi måste samarbeta, att vi ska lära av våra misstag som säkert kommer, och tydliggör hur alla ska bidra.
2. Bjud in – Målet är att individen skall känna sig trygg med att det en säger ska välkomnas
   • Visa att du som ledare också är en ”learner not knower” – visa din vilja att lära och var ödmjuk i att även du har brister och inte kan allt!
   • Fråga och lyssna – ställ öppna frågor för att förstå mer och lära – lyssna på de svar du får
   • Sätt strukturer – det måste finnas forum där medarbetare ger och får återkoppling med aktiva diskussioner – ett forum för feedback och lärande tillsammans.
3. Reagera produktivt – Fokus på ständigt lärande
   • Uttryck uppskattning, lyssna, säkerställ att alla känner sig hörda och bekräfta och tacka för input och bra arbete! Kom ihåg regeln med 80% positiv feedback och 20% korrigerande feedback – bra balans för att bygga trygghet.
   • Normalisera fel och misstag – men erbjud hjälp, blicka framåt och involvera medarbetarna i nästa steg och tydliggör lärdomarna i det hela.
   • Bemöt oönskade beteenden tydligt! Ej att glömma – det är du som ledare som sätter nivån – om någon i gruppen har beteenden som inte stärker ovan så behöver du agera på det och ge feedback. Annars blir det en tyst accept.

Som organisation är det viktigt att skapa förutsättningar för ledare att leda och utveckla, organisationen, sin grupp och sig själv. En av de starkaste drivkrafterna för ledare är just utveckling!

Sofie nämnde att många organisationer glömmer att skapa goda förutsättningar för att ledare ska lyckas. Många lämnas ensamma i sin nya roll, utan utbildning, stöttning, feedback eller andra förutsättningar.

Så vad ska ni som organisation säkerställa för att en ledare ska kunna lyckas?

• Ge ledaren förutsättningar i form av olika typer av resurser och kanske främst tid att leda. Detta handlar om prioriteringar och fokus. Ingen klarar att leda utanför arbetstid, det måste vara en del av det dagliga arbetet.
• Kunskap – alla är bra på något – säkerställ chefens nuläge på kunskapsnivån och tillsätt den kunskap som behövs för att leda mot uppdrag och mål. På kort sikt och lång sikt. När en ledare utnämns så är det superviktigt att ledaren har kunskap om ledarskap, om vad gruppen behöver och vad individerna behöver i den fas gruppen befinner sig i och utifrån att ni ska lyckas med ert uppdrag.
• Ge stöd – chefens chef måste leda sin nya chef – chefen måste få feedback, chefen måste också känna tillit och tydlighet i sitt uppdrag. Nya uppdrag behöver mer detaljerad styrning och uppföljning i början – en ny chef, oavsett ålder, är nybörjare på just denna roll – glöm inte att hen behöver stöd och mycket tydlighet i början – kom ihåg modellen för ”Situationsanpassat ledarskap ” av Blanchard.
• Följ upp – säkerställ att era chefer får feedback på sitt ledarskap – genom tex medarbetarundersökningen, genom feedback från sin egen chef men också att det finns en miljö där chefer vågar fråga efter feedback för att lära och utvecklas. Inte ens chefer kan läsa tankar! Chefer behöver även varandra – något vi ser mer av nu är olika typer av ledarforum, där ledare möts för att lära av varandra, hjälpa varandra, för att diskutera utmaningar och framgångsexempel och inte minns, för att få trygghet och energi av varandra. Det är ensamt på toppen!

Vår data visar att nu är det viktigare än någonsin vad och hur ledningsgrupper kommunicerar. Att leda sin organisation mot framtiden med en tydlig riktning skapar det en trygghet över att ledningen kan möta de utmaningar som komma skall!  Detta är också en viktig ingrediens för utmärka ledare. De behöver kunna vara ledningens språkrör mycket mer än vad de är idag! Det ämnet återkommer vi till i kommande bloggar , det finns många viktiga findings kring ledningsgruppers roll för framgång!