8 viktiga punkter att tänka på när du ska ge feedback

Av alla de hundratusentals medarbetare vi frågar upplever bara drygt 60% att de får regelbunden feedback i sitt arbete. En siffra som är alltför låg om man tänker på att just ge feedback är en av de starkaste drivkrafterna bakom medarbetarengagemang likväl som ’organizational alignment’ – att få en hel organisation att dra åt samma håll och mot samma mål.

Många är de företag vi träffar som länge velat implementera en feedbackkultur men inte riktigt lyckats. Varför? Feedback kan vara svårt att ge, för det väcker ofta en hel massa känslor som gör att vi reagerar starkt och det kan vara svårt att hantera för den som är avsändare. Det gör istället att avsändaren, många gånger chefen, i det längsta undviker att ge feedback och riskerar att sätta både sig själv och medarbetaren i en obehaglig situation. När en del människor hör de här sju orden ”Kan jag få ge dig lite feedback?” så genererar det både rädsla och oro. Orden går igenom en slags översättning i vår hjärna och blir istället till ”Kan jag få trycka till dig lite och kritisera det du gör?”. Den som ger feedback hamnar i ett överläge i förhållande till mottagaren av feedbacken, vilket sätter igång hens försvarsmekanismer direkt.

Att ge feedback kan vara en balansakt, men det råder inga tvivel om att det är ett effektivt verktyg, som väl använt, har enorm genomslagskraft på hur människor mår, hur de presterar och hur de ser på såväl sin chef som sin arbetsgivare.

Här är några tips på hur du kan ge feedback som är positiv:

1. Fråga om det är okej att ge feedback. Det ger mottagaren en möjlighet att förbereda sig mentalt på att ta emot dina budskap, snarare än att överrumplas och helt missa det du vill förmedla.
2. Tänk på hur du presenterar feedbacken. Att skapa en trygghet i samband med att ge feedback är viktigt för att mottagaren ska ta till sig budskapet. Bara 30% av den feedback som ges tas emot av mottagaren enligt neurovetenskapsforskare på Columbia University. Anledningen till att det inte är mer är att feedback upplevs som ett hot. Har du inte en supernära relation med den du ger feedback som ger dig möjlighet att säga i princip vad som helst behöver du förbereda dig och tänka igenom hur du startar samtalet. Fokusera på att röja bort allt i konversationen som kan få mottagaren att känna sig utsatt eller dum.
3. Använd ett beskrivande snarare än ett värderande språk. Genom att undvika värderande ord minskar du behovet hos mottagaren att reagera defensivt och försvara sig.
4. Var specifik hellre än vag. Om man tycker feedback är jobbigt är det lätt hänt att budskapen blir vaga och inlindade snarare än direkta. Vill man att budskapet ska ge effekt behöver feedbacken vara specifik och helst positivt formulerad. Istället för att säga ”Du är för passiv och behöver prata mer på våra möten”, vilket kan tolkas på många olika sätt, är det bättre att säga ”Du är smart! Jag skulle vilja att du delar med dig av dina synpunkter minst en gång i varje möte framöver”.
5. Var positiv. Ge minst lika mycket positiv feedback som negativ eller korrigerande. Positiv feedback stimulerar belöningscentrat i hjärnan och gör mottagaren mottaglig och öppen för information. Negativ feedback indikerar fel och behov av förändring, vilket triggar osäkerhet och försvar. Du behöver inte undvika att ge negativ eller korrigerande feedback, men se till att följa upp den med ett förslag på lösning.
6. Ge feedback på sådant som mottagaren kan påverka. Din feedback kommer inte få någon effekt annat än ökad frustration om du ger feedback på något mottagaren inte styr över eller kan påverka. Det skapar också lätt en ”peka-finger-situation” där andra utpekas som orsaken till problemen.
7. Tänk över din tajming. Den mänskliga hjärnan lär sig bäst om den ”tas på bar gärning”. Feedback är mest effektiv om den ges nära i tiden till det du ger feedback på. Då minns alla inblandade situationen, händelsen och beteendet bättre och kan lättare komma överens om, och förstå, det som behöver förändras.
8. Sätt av tid för dialog. Lämna tillräckligt med utrymme i er diskussion så att mottagaren av din feedback får möjlighet att ställa frågor, bemöta den och själv reflektera över det som framförts.

Som det gamla talesättet lyder: ”People have a habit of becoming what you encourage them to be, not what you nag them about”.

Om du fortfarande funderar på om det är värt besväret, så kan du läsa vårt blogginlägg om 6 råd för att ge feedback till högpresterande medarbetare här.

Och varför inte titta in i vår feedbackskola Feedback i praktiken som i fyra steg hjälper dig att ge feedback på ett bra sätt!

Om ni behöver hjälp för att bygga struktur runt detta viktiga ämne, utveckla grupperna och vässa cheferna, så kontakta oss så ska vi berätta mer.