Efter medarbetarundersökningen - så går ni från resultat till handlingsplan

Medarbetarundersökningen är genomförd. Svaren är inne. Resultaten ligger framför er. Nu börjar den viktigaste delen.

En medarbetarundersökning skapar inte förändring bara för att den genomförs. Värdet uppstår när ni använder resultatet för att förstå, prioritera, prata och agera.

Ändå är det ofta här arbetet blir svårt. HR har analyserat resultatet. Chefen har fått sin rapport. Kanske har teamet sett några grafer. Men vad gör ni när resultatet väcker fler frågor än det ger svar? När samtalet blir känsligt? Eller när ni vet vad som behöver utvecklas, men inte riktigt hur?

Då behöver ni inte nödvändigtvis mäta mer. Ni behöver göra mer av det ni redan vet.

Resultatet är början, inte slutet

Efter en medarbetarundersökning behöver ni skapa en gemensam förståelse för resultatet och bestämma vad ni faktiskt ska göra med det.

I Brilliants plattform finns stöd för hela vägen från resultat till handlingsplan. Teamet prioriterar vad som är viktigast, skapar en gemensam bild av nuläget och det önskade läget och definierar sedan konkreta aktiviteter.

Mycket av arbetet kan chefer och team driva själva. Men när resultaten berör exempelvis låg psykologisk trygghet, konflikter eller bristande tillit kan en extern facilitator hjälpa gruppen att komma vidare.

Poängen är inte att skapa fler aktiviteter. Poängen är att skapa rätt förändring.

Varför är uppföljningen av medarbetarundersökningen så viktig?

För att medarbetarna inte bara har svarat på frågor. De har gett organisationen feedback på hur de upplever sin arbetsplats.

Vad som händer med den informationen spelar roll.

Brilliants analys av mer än 160 000 svar visar en tydlig skillnad mellan grupper som har arbetat med resultatet och grupper som inte har gjort det.

I analysen uppger 70 procent att de har arbetat med resultatet, medan 30 procent inte har gjort det.

Det här visar ett tydligt samband i Brilliants data. Det betyder inte att uppföljningen ensam förklarar skillnaderna. Men mönstret är tydligt:

Grupper som arbetar med sina resultat har också starkare resultat

Hur går ni från resultat i medarbetarundersökningen till handling?

Ett vanligt misstag är att gå direkt från resultat till lösning.
Ett område får ett lågt värde -> gruppen samlas -> någon föreslår en aktivitet -> den hamnar i en handlingsplan. Är det klart nu? Nja, inte riktigt 😉

För att välja rätt aktivitet behöver gruppen först förstå vad resultatet faktiskt betyder i den egna vardagen. Brilliants workshopstöd i plattformen hjälper chefer och team att göra just det. Arbetet går från prioritering till nuläge, önskat läge och konkreta aktiviteter.

1. Prioritera det som är viktigast

Ett resultat innehåller ofta mycket information men ni behöver inte agera på allt.

Börja därför med att tillsammans prioritera vilket område som är viktigast för gruppen att arbeta vidare med. Det kan vara ett område som resultatet pekar ut, men också något som verksamheten av andra skäl behöver prioritera just nu. Det viktiga är att skapa fokus.

2. Skapa en gemensam bild av nuläget

Nästa steg är att förstå hur situationen faktiskt ser ut i dag, vad gör ni och vad gör ni inte? Hur märks det valda området i det dagliga arbetet? Vilken effekt får det?

Här är dialogen avgörande. En siffran kan visa att det finns något att förstå medan medarbetarnas erfarenheter hjälper er förstå vad som ligger bakom den.

Och framför allt: börja inte med lösningen.

Om gruppen går för snabbt till ”vad ska vi göra?” finns risken att ni behandlar symptomet i stället för det som faktiskt behöver förändras.

3. Beskriv vart ni vill

När nuläget är tydligare kan gruppen formulera ett önskat läge.

Tänk framåt: Hur vill ni att det ska fungera? Vad ska ni göra annorlunda? Vilken effekt vill ni se i arbetet?

Ett konkret önskat läge gör det lättare att avgöra vilka aktiviteter som faktiskt kan ta er dit.

4. Gör förändringen konkret - på beteendenivå

Först nu är det dags att bestämma vad ni faktiskt ska göra annorlunda.

Utgå från det önskade läget och översätt det till konkreta beteenden i vardagen. Vad behöver ni börja göra, sluta göra eller göra annorlunda för att komma dit? Ju tydligare beteendena är, desto lättare blir det att agera på dem och följa upp om förändringen faktiskt sker.

Därefter bestämmer ni vilka aktiviteter som ska stötta förändringen, vem som ansvarar, när det ska ske och hur ni följer upp.

Brilliants plattform hjälper teamet att samla arbetet i en handlingsplan och följa utvecklingen vidare.

Det skapar en enkel logik:

Prioritera → förstå nuläget → definiera önskat läge → konkretisera beteenden → bestäm aktiviteter.

Resultatet blir då inte bara något ni har pratat om. Det blir tydligt vad ni behöver göra annorlunda i vardagen för att nå ert önskade läge.

Ska chefen själv hålla workshopen efter medarbetarundersökningen?

Det korta svaret: ofta, ja.

Brilliants workshopstöd är byggt för att ge chefer och team struktur för att själva arbeta vidare med sina resultat. Det är viktigt. Uppföljningen ska inte vara något som bara HR äger eller som kräver en extern konsult varje gång.

Men alla samtal är inte lika enkla att leda.

Tänk dig att undersökningen visar lågt förtroende för ledarskapet. Eller låg psykologisk trygghet. Medarbetarna kanske samtidigt är osäkra på anonymiteten och försiktiga med vad de säger.

Chefen behöver då både vara en del av samtalet och leda det. Det kan bli en svår dubbelroll. Och det är här behovet av stöd förändras.

När kan extern facilitering vara rätt?

Alla resultat kräver inte extern hjälp. Tvärtom bör organisationen kunna driva så mycket som möjligt av utvecklingsarbetet själv.

Men ibland behöver gruppen någon som kan hålla i processen så att både chef och medarbetare kan delta fullt ut.

Extern facilitering kan exempelvis vara relevant vid:

• låg psykologisk trygghet
• konflikter eller låst samarbete
• lågt förtroende för chef eller ledning
• oro kring anonymitet
• stora skillnader i hur situationen uppfattas
• grupper som har svårt att själva komma från diskussion till handling.

Det handlar alltså inte om att någon utifrån ska komma in och tala om för gruppen vad den ska göra. Det handlar om att skapa bättre förutsättningar för gruppen att själv komma framåt.

Organisationen har under lång tid byggt upp ett datadrivet arbetssätt kring medarbetarupplevelse och använder Brilliants plattform för att mäta och följa bland annat engagemang, ledarskap, arbetsmiljö och teamutveckling.

Samtidigt tar Vasakronan hjälp av Brilliants konsulter för analys, återkoppling och workshops när situationen kräver det.

När det finns låg psykologisk trygghet eller oro kring anonymitet kan det vara väldigt värdefullt att få in någon utifrån.

Sara Johansson Måhl, HR Business Partner på Vasakronan

Samtidigt har Vasakronan successivt byggt upp förmågan att själva hålla workshops och arbeta vidare med resultaten.

Det är en viktig poäng.

Regionteatern Blekinge Kronoberg hade ett annat utgångsläge. Organisationen ville stärka tillit, samarbete och tydlighet och använde medarbetarundersökningen som utgångspunkt för utvecklingsarbetet.

I de avdelningsvisa workshoparna fick cheferna till en början vara åhörare snarare än att själva facilitera.

Det gjorde att chefen kunde delta i processen samtidigt som Brilliant Consulting hjälpte gruppen att arbeta med resultaten och omsätta dem i en konkret handlingsplan. Parallellt fick cheferna kunskap och verktyg för att kunna driva liknande processer själva framöver.

Brilliant ger oss ett starkt verktyg, men värdet skapas när vi agerar på resultaten.

 

Regionteaterns VD Niklas Borefors

Det fångar egentligen hela frågan, verktyget spelar roll och datan spelar roll. Men effekten kommer först när något händer.

Bra resultat behöver också följas upp

Uppföljning är inte bara till för grupper med röda siffror, ett starkt resultat innehåller också värdefull information. Vad gör teamet som fungerar? Vilka beteenden ligger bakom resultatet? Vad behöver ni fortsätta göra? Och finns det något andra delar av organisationen kan lära sig?

På Regionteatern inkluderades även avdelningar med starka resultat i arbetet. Det gav alla chefer samma verktyg och förståelse för hur resultaten kunde omsättas i utveckling.

Det förändrar perspektivet på handlingsplanen, den behöver inte bara handla om att åtgärda det som är dåligt. Den kan lika gärna handla om att förstå, bevara och förstärka det som redan fungerar.

Från feedback till handling - på riktigt

En bra medarbetarundersökning hjälper er att se vad som händer i organisationen.

Men den kan inte ensam skapa förändring.

Det kräver att chefer och medarbetare pratar om resultatet, skapar en gemensam förståelse och bestämmer vad de vill göra annorlunda.

Därför är Brilliants utgångspunkt inte bara att mäta.

Plattformen ger stöd för att gå vidare från resultat till prioritering, dialog och handlingsplan. Brilliant Consulting finns där när processen behöver mer stöd, erfarenhet eller en neutral facilitator.

Det är två delar av samma tanke:

Gör det enkelt att agera själv, ta hjälp när situationen kräver det. Har ni resultatet men behöver stöd med nästa steg?

Ibland räcker en tydlig struktur och ett bra workshopstöd för att chefen och teamet själva ska komma vidare.

Ibland gör det inte det.

Brilliant Consulting kan stötta när ni behöver tolka resultaten, facilitera en känslig dialog eller hjälpa en grupp att gå från nuläge till konkret handling. Utgångspunkten är alltid era resultat och det ni faktiskt behöver utveckla.

FAQ: Från resultat till handlingsplan

Vad gör man efter en medarbetarundersökning?

Gå inte direkt från resultat till åtgärd. Börja med att prioritera vad gruppen behöver arbeta med och skapa en gemensam förståelse för nuläget. Formulera sedan vart ni vill och vilka konkreta aktiviteter som kan ta er dit. I Brilliants plattform finns stöd för att strukturera processen och samla aktiviteterna i en handlingsplan.

Hur skapar man en handlingsplan efter medarbetarundersökningen?

Brilliants metod utgår övergripande från fyra delar: prioritering, nuläge, önskat läge och aktiviteter. Gruppen väljer vad den ska fokusera på, diskuterar hur situationen ser ut i dag och vart den vill nå. Därefter definieras konkreta aktiviteter och ansvar som samlas i handlingsplanen.

Måste man agera på alla resultat i medarbetarundersökningen?

Nej. Att försöka förändra allt samtidigt riskerar att skapa mer aktivitet än effekt. Prioritera det som är viktigast för gruppen och verksamheten. Ett starkt resultat kan också vara värt att arbeta vidare med för att förstå vilka beteenden ni vill behålla och förstärka.

När behövs en extern facilitator?

Extern facilitering kan vara värdefull när resultatet berör exempelvis låg psykologisk trygghet, konflikter eller förtroende för ledarskapet. En neutral facilitator gör att chefen kan delta i dialogen i stället för att samtidigt behöva leda den. Vasakronan och Regionteatern visar två olika exempel på hur det kan användas i praktiken.