Regionteatern satsar på kulturen – både på och bakom scenen

Regionteatern Blekinge Kronoberg ville stärka tilliten, samarbetet och tydligheten i organisationen. Tillsammans med Brilliant Consulting arbetade ledningen och medarbetarna fram konkreta verktyg, nya arbetssätt och en starkare dialog i hela organisationen.

Utmaning: ett starkt uppdrag krävde ett starkare gemensamt ”vi”

Regionteatern Blekinge Kronoberg har ett brett uppdrag. Teatern ägs av Region Blekinge, Region Kronoberg och Växjö kommun och skapar och presenterar scenkonst för människor i båda regionerna. I organisationen möts konstnärliga, tekniska och administrativa kompetenser, roller som behöver fungera tillsammans för att helheten ska fungera.

Engagemanget för verksamheten var stort. Samtidigt fanns behov av att stärka tilliten, samarbetet mellan avdelningar och tydligheten kring uppdrag, roller och mandat. Det handlade därför inte om att genomföra en enskild workshop. Ambitionen var större än så: att skapa en utveckling som kunde leva vidare i organisationen på egen hand.

Lösning: konsultstöd som gick från insikt till handling

Regionteatern hade gjort en medarbetarundersökning med hjälp av Brilliants plattform och såg tydligt var utmaningarna fanns. Men att gå från resultat till verklig förändring är ett annat jobb än att mäta. För att hjälpa organisationen gå från mätresultat till prioriteringar och konkret förändring valde man att ta stöd av Brilliant Consulting. Brilliant Consultings roll blev att tolka resultaten tillsammans med organisationen, hjälpa till att prioritera rätt saker och sedan leda arbetet med att omsätta insikterna i konkret handling, i ledningsgruppen, i varje avdelning och i vardagen.

Ett upplägg som utvecklades tillsammans med organisationen

Arbetet byggdes upp så att varje moment förberedde nästa. Från att skapa en gemensam bild av mål och uppdrag, till att öva på nya beteenden i vardagen och stämma av framstegen längs vägen.

Så såg arbetet ut i praktiken

Momenten byggde på varandra genom hela insatsen:

• Gemensam bild av mål och uppdrag - identifierade beteenden som stöttade eller motverkade utvecklingen
• Styrkor och framgångsbeteenden - kopplade till verksamhetens mål
• Oklarheter i roller och mandat - utrymme för medarbetarna att lyfta frågor som fortfarande fanns kvar
• Utvecklingsdagar med bredare teman - tillit, kommunikationsstilar, ömsesidigt beroende mellan avdelningar, hur gruppen kan boosta varandra
• Ledningens egen kommunikation och samarbete - ett eget spår genom processen
• ”Läxor” mellan tillfällena - konkreta uppgifter för att stärka samarbetet
• Egen faciliterad workshop per avdelning - så att innehållet landade i just deras vardag

I de avdelningsvisa workshoparna fick cheferna först vara åhörare snarare än att själva leda processen, ett medvetet upplägg från Brilliant Consulting. Varje grupp fick hjälp att omsätta sina resultat i en konkret handlingsplan, cheferna behövde inte bära faciliteringen själva i det mest känsliga skedet, och samtidigt byggdes kunskapen upp för att de skulle kunna driva liknande processer på egen hand nästa gång. Även avdelningar med starka resultat inkluderades, så att alla chefer fick samma verktyg och samma förståelse för hur arbetet med resultaten fungerar.

Niklas Borefors beskriver det som en investering i att få verklig effekt av arbetet:

Brilliant ger oss ett starkt verktyg, men värdet skapas när vi agerar på resultaten. Där är stödet från Brilliant Consulting värt investeringen, både för det vi gör nu och för det vi ska klara själva sen.

Niklas Borefors, VD, Regionteatern Blekinge Kronoberg

Från skepsis till delaktighet

Förändringsarbete är sällan friktionsfritt och Regionteatern försökte inte låtsas att det var det. När arbetet inleddes fanns en skepsis i delar av personalgruppen mot externa konsulter, eftersom tidigare insatser inte alltid hade upplevts leda till tillräcklig förändring. Den första utvecklingsdagen blev därför en viktig prövning.

VD Niklas Borefors lyfter fram konsulternas förmåga att lyssna, läsa av rummet och anpassa upplägget utan att tappa riktningen, som avgörande för att bygga förtroende:

Det finns en otrolig lyhördhet och finkänslighet i hur Brilliant Consulting jobbar. Det var nyckeln till att väldigt snabbt bygga ett starkt förtroende i medarbetarkollektivet.

En annan del av tryggheten låg i att arbetssättet är förankrat i forskning, inte bara i konsulternas erfarenhet. Niklas Borefors beskriver det som ett värdefullt perspektiv:

Brilliant Consulting har kopplat på forskningen och visat på ett arbetssätt som snabbare och bättre ger resultat. Det perspektivet kan man behöva få hjälp med ibland.

Skepsisen ersattes successivt: deltagandet växte fram, och nyfikenheten tog över. En del av styrkan i kombinationen av plattform och konsultstöd är att organisationsutvecklarna inte kommer in från noll. De kan utgå från aktuell mätdata, d v s Regionteaterns specifika situation och kombinera den med specialistkompetens inom organisationsutveckling, ledarskap och grupputveckling. Det skapar en snabbare väg från nulägesbild till relevant handling.

Resultat: ett större ”vi” och mer dialog i vardagen

Effekten märks i hur vi beter oss mot varandra på arbetsplatsen. Kollegor har fått större förståelse för varandras roller och hur olika yrkesfunktioner bidrar till teaterns gemensamma uppdrag. Linda Stenberg, ekonomi- och administrativ chef, beskriver organisationen som mindre uppdelad än tidigare:

Vi har lärt känna våra kollegor på ett annat sätt. Vi är inte lika uppdelade som tidigare, det har blivit ett större vi och kommunikationen är mer respektfull.

Linda Stenberg, ekonomi- och administrativ chef, Regionteatern Blekinge Kronoberg

Det är inte bara ledningens bild. I kunduppföljningen efter avslutat uppdrag beskriver medarbetare på teatern samma förflyttning, i sina egna ord:

Brilliant Consulting har varit väldigt inlyssnande till arbetsplatsens behov och anpassat upplägget utifrån grupp och behov. Det har varit väldigt hjälpsamt för insatsen och för att sudda ut skepsisen kring externa konsulter.

Medarbetare, Regionteatern Blekinge Kronoberg (kunduppföljning)

Från början till slut har det varit ett otroligt lyft för vår arbetsplats. Bra och motiverade arbetsmetoder som ger både resultat och avtryck, levererat med stor förståelse för rådande situation.

Medarbetare, Regionteatern Blekinge Kronoberg (kunduppföljning)

Verktyg som stannar kvar

En annan effekt är att organisationen har fått konkreta verktyg och ett gemensamt språk för sitt fortsatta arbete, bland annat kring feedback och självledarskap. I stället för abstrakta modeller har organisationen fått metoder som går att använda i vardagen, och ord för att prata om situationer när de uppstår. VD Niklas Borefors:

Vi har fått verktyg, men vi har också fått ett gemensamt språk. Det har skapat förutsättningar för oss att själva fortsätta arbetet framåt.

Det är viktigt, eftersom Regionteatern inte ser utvecklingsarbetet som avslutat. Målet är att organisationen ska ha förmågan att fortsätta själv och ta in stöd när det behövs. VD Niklas Borefors:

Man är inte svag för att man ber om hjälp. Tvärtom är det klokt att nyttja andras kunskaper för att navigera och mer träffsäkert hitta rätt väg framåt.

5 effekter i vardagen

Effekten syns tydligast i hur arbetet var förankrat och drevs:

1. Styrelse och skyddsombud var delaktiga genom hela processen, vilket stärkte förtroendet för arbetet
2. Ledningsgruppen har egen kompetens att facilitera utvecklingsarbete vidare på egen hand
3. Ett gemensamt vokabulär för feedback och samarbete, förankrat i hela organisationen
4. Ökad tillit och öppenhet mellan medarbetare och ledning, tvärs över avdelningar
5. Fler medarbetare agerar som ambassadörer för verksamheten utanför arbetsplatsen

Linda Stenberg kopplar det sistnämnda direkt till den stärkta stoltheten i organisationen:

Jag tror att det blir tydligare med fler ambassadörer på arbetsplatsen när man känner en annan stolthet för organisationen. Det tror jag också kommer synas i vårt publika möte.

Regionteatern hade från början formulerat en målbild där en stor majoritet av medarbetarna efter avslutat arbete skulle uppleva god tillit till VD och ledning, beskriva relationen till arbetskamrater som god och ha ett övervägande positivt framtidsfokus.

Måluppfyllelsen följs upp i en kommande pulsmätning, men redan nu syns de kvalitativa effekterna tydligt i vardagen, i hur kollegor pratar med varandra och i ledningsgruppens eget arbetssätt. Det gör förändringsarbetet till en loop: lyssna, förstå, agera och följa upp.

Kombinationen som gör skillnad

Regionteaterns erfarenhet visar värdet av att ta in rätt kompetens för att omsätta insikter i handling. Att veta var organisationen har utmaningar är sällan tillräckligt, det är arbetet med att förstå varför, engagera medarbetarna och bygga nya arbetssätt som skapar verklig förändring.

Det är här Brilliant Consulting utmärker sig: förmågan att kombinera ett datadrivet arbetssätt med det mjuka, mänskliga arbetet. Med erfarenhet från många medarbetarundersökningar kan konsulterna snabbt tolka vad resultaten faktiskt betyder för en specifik organisation och den kunskapen används sedan för att facilitera de svåra samtalen, bygga förtroende hos en skeptisk personalgrupp och ge cheferna verktyg att driva arbetet vidare på egen hand.

Det är kombinationen att mäta, tolka data och samtidigt kunna det mjuka som gjort skillnaden för Regionteatern, inte det ena eller det andra för sig.

För Regionteatern har arbetet handlat om något större än en metod eller en mätning: att bygga en organisation där olika kompetenser förstår varandra bättre, där fler perspektiv får plats och där ledning och medarbetare tillsammans tar ansvar för utvecklingen.

Det större ”vi:et” är inte bara en ambition längre, det syns i vardagen. Nu fortsätter arbetet med att bygga vidare på den grunden.